Dokumentenerstellung

Wer Dokumente mittels einer Spezialapplikation erstellt, identifiziert vor der Implementierung, wo stets die gleichen Fragestellungen und Formulierungen auftauchen. Doch hört der Prozess mit der Erstellung ausgewählter Vorlagen auf? Die Beschäftigung mit dem Thema Dokumentenerstellung in der Kanzlei REDEKER SELLNER DAHS zeigt: Wird mit einem entsprechenden Tool erst einmal gearbeitet, entstehen auch schnell neue Ideen für weitere Anwendungsbereiche. Im Interview verraten Rechtsanwalt und Partner Dr. Jakob Wulff und wissenschaftlicher Mitarbeiter Paul Reuter, wie die Implementierung in der Kanzlei mit ca. 130 Berufsträgern und Berufsträgerinnen gelang – und in welchen Bereichen das Tool in der Kanzlei konkret Anwendung findet.

Herr Dr. Wulff, wieso hat sich die Kanzlei REDEKER SELLNER DAHS dazu entschieden, ein Tool zur Dokumentenerstellung zu nutzen?

Dr. Jakob Wulff: Unsere Kanzlei befasst sich seit geraumer Zeit mit Legal Tech-Tools für interne Prozesse und die Mandatsbearbeitung, bspw. in den Bereichen Mandatsannahme, Datenmanagement, kollaboratives Arbeiten, KI-unterstützte Datenauswertung etc. Dazu gehören natürlich auch Tools zur Dokumentenerstellung. Wir haben uns die Produkte verschiedener Anbieter angesehen. Der mit dem Einsatz eines solchen Tools für unsere Kanzlei verbundene Aufwand und Nutzen lässt sich aus der Produktbeschreibung des jeweiligen Anbieters allein allerdings nicht abschätzen.

Wir haben daher zunächst ein Testprojekt gestartet. In gleicher Weise führen wir auch Tests von anderen Legal Tech-Produkten durch. Ein solches Projekt umfasst den Test in unserer eigenen Arbeitsumgebung. Darauf aufbauend wägen wir ab, inwieweit das Tool unsere Arbeit unterstützen kann. Bezüglich der Dokumentenerstellung haben wir in der Testphase festgestellt, dass es auch bei dem recht individuellen Beratungsansatz unserer Kanzlei interne Abläufe, aber auch Mandate gibt, bei denen der Einsatz einen Mehrwert bietet.

Wie erfolgte die Auswahl des konkreten Tools – in Ihrem Fall Lawlift?

Dr. Jakob Wulff: Aus unserer generellen Beobachtung des Marktes im Bereich von Legal Tech, beispielsweise im Rahmen des Schweitzer Zukunftsforums, sind wir auf das Produkt von Lawlift aufmerksam geworden, das als führend eingeschätzt wurde. Dies haben wir zum Anlass genommen, einen ersten Test („POC“) des Produkts durchzuführen. Dieser Test verlief positiv, sodass wir in eine vertiefte Testphase mit Erwerb von einzelnen Lizenzen eingestiegen sind.

Welche Schritte müssen vor der Implementierung erfolgen, damit man nachhaltig gut mit einem Tool zur Dokumentenerstellung arbeiten kann?

Dr. Jakob Wulff: Am Anfang steht eine Bedarfsanalyse, d. h. die Frage, in welchen Bereichen der Kanzlei der Einsatz des Tools tatsächlich sinnvoll ist. Aufbauend darauf werden die entsprechenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen geschult, damit sie selbst mit dem Tool Dokumente erstellen können. Die Suche nach weiteren Einsatzgebieten ist dabei ein fortlaufender Prozess.

Paul Reuter: Wir haben einen regelmäßigen Abstimmungstermin innerhalb der Projektgruppe, bei dem sämtliche Fragen diskutiert werden. Dazu gehört die Etablierung von Prozessen, Identifizierung weiterer Anwendungsfelder für das Tool, Verbesserung bereits bestehender Vorlagen, technische Umsetzung (bspw. Schnittstellenfragen zu anderen Tools) und Verknüpfung mit Kanzleiabläufen. Alle diese Fragen müssen geklärt werden, bevor die Vorlage für ein konkretes automatisiertes Dokument live gehen kann.

 

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Die Implementierung eines neuen Tools ist bei Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen oft mit Skepsis verbunden, u. a. da gewohnte Arbeitsweisen verändert werden. Wie ist die Integration von Lawlift in den Arbeitsalltag der Anwälte und Anwältinnen sowie Mitarbeitenden gelungen?

Paul Reuter: Aus meiner Sicht ist die Integration bisher gut gelungen. Hilfreich war hierbei, dass wir das Tool nicht einfach kanzleiweit eingeführt haben, sondern zunächst punktuell auf Basis von identifiziertem Bedarf.

Diejenigen Bereiche, in denen ein Einsatz sinnvoll erscheint, werden unmittelbar und persönlich angesprochen und geschult. Für die Projektgruppe sind Feedback und neue Impulse äußerst wichtig. So arbeiten standortübergreifend Anwältinnen und Anwälte, IT-Mitarbeitende, Sekretariatsmitarbeitende und wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemeinsam an dem Projekt.

Wir bringen alle unser Wissen und unsere Fähigkeiten ein – diese interdisziplinäre Zusammenarbeit motiviert und macht wirklich Spaß.

Dadurch ergibt sich eine positive Nutzungserfahrung, die Lust auf weitere Anwendungsfelder (auch in anderen Bereichen der Kanzlei) macht.

Was ist für Sie der größte Pluspunkt an der Arbeit mit dem Tool?

Paul Reuter: Hier ist zunächst die intuitive Bedienbarkeit des Tools und intuitive Programmierung von Dokumentenvorlagen zu nennen. Diese erlaubt relativ einfach die Programmierung auch komplexer Vorlagen. Daneben lassen sich erstellte Vorlagen leicht anpassen und bei Bedarf weiter individualisieren, bspw. auch in komplexen Gerichtsverfahren. Die Inhalte werden nicht in die Hände einer künstlichen Intelligenz gelegt, sondern von den Verantwortlichen für die Dokumentenvorlage vollständig beherrscht. Dadurch werden wir dem hohen Qualitätsanspruch unserer Kanzlei gerecht.

Gibt es auch Nachteile?

Paul Reuter: Wie bei allen neuen Software-Tools sind Schnittstellenfragen zu bestehenden Systemen (bspw. DATEV) zu lösen. Hierin liegt eine gewisse Komplexität, die teilweise nur mit Unterstützung der IT-Spezialisten gelöst werden kann.

Können Sie ein konkretes Beispiel oder einen Workflow aus der Praxis nennen, welches zeigt, wie Dokumentenerstellung Ihren Arbeitsalltag vereinfacht?

Paul Reuter: Mit Lawlift erstellte Dokumente werden zum einen im Mandatsannahmeprozess eingesetzt (bspw. eine Muster-Honorarvereinbarung). Das Tool findet aber auch eine breite Anwendung im Bereich bestimmter gerichtlicher Verfahren (bspw. für gleichförmige einfache Schreiben und Anträge). Dies entlastet insbesondere im Sekretariatsbereich, aber auch Anwältinnen und Anwälte, die sich auf den Kern ihrer Arbeit konzentrieren können.

Sie sind bei REDEKER SELLNER DAHS Ansprechpartner für alle Fragen rund um Lawlift. Was gehört zu Ihren Aufgaben?

Dr. Jakob Wulff: Meine Aufgaben im Zusammenhang mit Lawlift bestehen in der Koordination des Gesamtprojektes, das neben der Tätigkeit von Herrn Reuter auch unsere IT-Abteilung, das Wissensmanagement und die Verantwortlichen für die einzelnen Vorlagen umfasst. Hinzu kommt die Einbindung in die weiteren IT-Überlegungen unserer Kanzlei als Mitglied des IT-Strategieausschusses.

Paul Reuter: Zu meinen Aufgaben gehört die routinemäßige Erstellung und Pflege von Lawlift-Vorlagen, Ermittlung von neuen Anwendungsfeldern für Lawlift in der Kanzlei, Klärung technischer Fragen mit den IT-Mitarbeitern, regelmäßiger persönlicher Austausch mit Erstellern und Nutzern von Vorlagen und Aufnahme von Verbesserungsvorschlägen, Dokumentation der mit dem Tool gesammelten Erfahrungen und Gestaltung von Prozessen im Zusammenhang mit dem Einsatz des Tools. Ziel meiner Arbeit ist es, Mitarbeitende, Anwältinnen und Anwälte in die Lage zu versetzen, mit Lawlift erstellte Vorlagen zu nutzen und auch selbst zu erstellen.

Welche Tipps würden Sie Kanzleien geben, die das Thema Dokumentenerstellung angehen wollen, aber nicht so recht wissen, wie?

Paul Reuter: Wie wohl bei jedem neuen Tool habe ich bei meiner Arbeit festgestellt, dass es darauf ankommt, das Tool sinnvoll einsetzen zu können. Am Anfang sollte daher die Überlegung stehen, ob eine „kritische Masse“ an gleichförmigen Dokumenten zu erwarten ist, die mit dem Tool generiert werden sollen. Teilweise ergibt sich aber erst nach näherer Kenntnis des Tools, wo es noch eingesetzt werden kann. Ich bin positiv überrascht, welche Dynamik der Einsatz innerhalb einer Kanzlei entwickeln kann. Daher kann ich nur dazu raten, neuen Produkten gegenüber offen zu sein und einfach einmal auszuprobieren.

Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre Antworten!

Bild: Adobe Stock/©Golden Sikorka