Von Thomas Schulze
In vielen Kanzleien ist Microsoft Word nach wie vor eine Art Platzhirsch. Und das, obwohl das Programm aktuellen Herausforderungen bei der Erstellung und Abstimmung von Texten kaum mehr gerecht wird. Der folgende Beitrag zeigt, warum Microsoft Word für juristische Abstimmungsprozesse zunehmend unzulänglich ist und worauf Sie bei der Wahl eines alternativen Textverarbeitungstools achten sollten.
Veraltete Ansätze zur Änderungsverwaltung führen zu Versionschaos
- Word ist immer noch Standard in der Branche, obwohl es mittlerweile ein 30 Jahre altes Programm ist.
- Word wurde als Ersatz zur Schreibmaschine entwickelt und hat sich auch bis ins Jahr 2017 nicht wesentlich weiterentwickelt
- Die Anforderungen an moderne Textverarbeitung haben in den letzten Jahren jedoch drastisch zugenommen. Word kann diesen Entwicklungen mit seinen \"alten\" Funktionen allerdings kaum gerecht werden.
- Hinzukommt die Digitalisierung im Legal-Bereich, welche sich mit Word-basierten Dokumenten nur schwer umsetzen lässt.
- Bei der Bearbeitung durch mehrere Personen kommt es schnell zu Abstimmungs- und Verhandlungsproblemen
- Es muss also eine Lösung her, die den Ansprüchen moderner Textverarbeitung und den Anforderungen der Legal-Branche gerecht wird
Microsoft Word war einst von revolutionärer Bedeutung, als es 1983 (also vor 34 Jahren!) die Schreibmaschine als dominantes Werkzeug zur Texterstellung ablöste. Doch mit dem Durchbruch von E-Mail und Internet machten sich die Grenzen des Programms bemerkbar. Dass Dokumente nun viel einfacher mit anderen geteilt und gemeinsam überarbeitet werden konnten, hatte einen unerwünschten Nebeneffekt: die Entstehung etlicher Dateiversionen, die sich zum Teil noch heute in Dateinamen wie „Vertrag_FINAL_review02_mueller_FINAL2.doc“ widerspiegeln.
Derweil sind die Anforderungen an moderne Textverarbeitung im juristischen Kontext deutlich gestiegen. Dies liegt vor allem daran, dass die Überarbeitung und Abstimmung von juristischen Dokumenten heute so gut wie nur noch in digitaler Form geschieht. Dokumente werden meist von mehreren Personen (Mandanten, Partnern, der Gegenpartei etc.) bearbeitet, wobei es schnell unübersichtlich wird. Bei unzähligen Versionen ist es schwer, gezielt bestimmte Vorschläge und Änderungen in Word-Dokumenten wiederzufinden. Gleichzeitig ist es für Juristen unerlässlich, dass alle Änderungen und Ergänzungen zuverlässig nachvollziehbar sind. Microsoft stellt hier selbst über 30 Jahre nach der Einführung von Word keine hinreichende Lösung in Sicht: Sharepoint bietet mit dem Stapeln von Versionen zwar eine leichte Verbesserung an; wirklich gelöst wird das Problem damit jedoch nicht.
„Änderungen nachverfolgen“ greift zu kurz
Bereits bei der Funktion „Änderungen nachverfolgen“ stellen sich mindestens zwei gravierende Probleme: Zum einen lässt sich die Funktion deaktivieren. Um also bei wichtigen Dokumenten wie Verträgen sicherzugehen, dass wirklich alle Änderungen geprüft wurden, müssen Dokumente noch einmal manuell miteinander verglichen werden. Auch wenn es hierfür mittlerweile ausgeklügelte Anwendungen gibt, ist dieser Prozess bisweilen sehr zeitaufwändig und arbeitsintensiv.
Außerdem überschreiben einmal angenommene Änderungen den Originaltext. Abgelehnte Änderungen sind für andere nicht mehr sichtbar. Akzeptierte Einfügungen werden schwarz dargestellt und sind so nicht mehr von normalem Text zu unterscheiden. Dies kann Vertragsverhandlungen zum Beispiel unnötig in die Länge ziehen und die Änderungsverfolgung zusätzlich erschweren.
Worauf Juristen bei Word-Alternativen achten sollten
Die gute Nachricht: Mittlerweile gibt es zeitgemäße Alternativen zu MS Word, welche Textverarbeitung für Juristen deutlich effizienter machen. Worauf sollten Juristen bei der Wahl des Tools achten?
- Versionsvergleiche werden überflüssig, wenn alle Änderungen in einem einzigen Web-Dokument gespeichert werden. Die Änderungshistorie sollte dabei vollständig und möglichst einfach nachvollziehbar sein – idealerweise Abschnitt für Abschnitt.
- Ebenfalls wichtig ist die Möglichkeit, Dokumente bei Bedarf zeitgleich zu bearbeiten. So werden Verzögerungen oder das Warten auf Änderungen von Mandanten oder Gegenparteien vermieden. Auch hierfür ist eine webbasierte Anwendung nötig.
- Überlegen Sie, ob Sie Ihre webbasierte Anwendung auf eigenen Servern oder einer Managed Private Cloud betreiben wollen. Prüfen Sie bei der Wahl einer Private Cloud, ob die Sicherheitsstandards des Anbieters internen Anforderungen entsprechen.
- Gerade bei der internen Absprache mit Mandanten, z. B. im Rahmen einer Vertragsverhandlung, sind bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln. Hier ist eine vertrauliche Kommentarfunktion praktisch, die separate E-Mails oder Notizen erübrigt.
Ein Wechsel lohnt sich
Microsoft Word fehlt es an zentralen Funktionen für kollaborative Textverarbeitung, was im Rechtsbereich zu starken Effizienzeinschränkungen führt. Mit trivialen Tätigkeiten wie der Änderungskontrolle verlieren Juristen wertvolle Zeit, die besser für strategische Aufgabenbereiche genutzt werden könnte.
Da viele der Defizite von MS Word konzeptioneller Natur sind, sind auch in Zukunft keine wesentlichen Verbesserungen zu erwarten. Deshalb lohnt sich ein Umstieg auf intelligente, webbasierte Textverarbeitungstechnologien, die auf die Bedürfnisse von Kanzleien zugeschnitten sind. Zeitersparnis und Effizienzsteigerung werden sich schnell bemerkbar machen.
Worauf Juristen bei der Textverarbeitung achten sollten
- Kommt die Anwendung ohne komplizierte Versionierung aus?
- Sind Änderungen ohne manuelle Aufwände sofort nachvollziehbar?
- Lässt sich das Dokument von mehreren Personen gleichzeitig bearbeiten?
- Können Kommentare bei Bedarf als vertraulich klassifiziert werden?
- Entspricht die Anwendung den eigenen IT-Anforderungen (Managed Private Cloud oder eigener Server)?
Ein Angebot für kollaborative Textverarbeitung ist SMASHDOCs.
Foto: Fotolia/Ralf Geithe
Thomas Schulze ist Digital Marketing Manager bei Smashdocs.net, einer Erfindung der Smartwork Solutions GmbH. www.smashdocs.net
