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Spracherkennung

Rechtsanwalt Matthias Schölzel aus der Kanzlei Beckers & Pütz ist 2019 vom klassischen Diktat auf juristische Spracherkennung umgestiegen. Im Interview berichtet er von den Vor- und Nachteilen dieser digitalisierten Arbeitsweise und für wen sich der Umstieg aus seiner Sicht besonders lohnt.

Was war der Grund dafür, dass Sie juristische Spracherkennung ausprobieren wollten und sich letztendlich für Dragon Spracherkennung entschieden haben?

Matthias Schölzel: Mit dem Ziel der Optimierung von Arbeitsabläufen haben wir uns Ende 2019 in der Kanzlei dazu entschieden, dass ich die Software Dragon Spracherkennung unterstützend zum klassischen Diktat verwende. Bereits 2013 hatte ich die Version „Home“ getestet. Da das juristische Fachvokabular jedoch in dieser Version fehlt, war die Nutzung nicht hinreichend effektiv. Durch Gespräche mit anderen bekannten Juristinnen und Juristen, die Dragon Spracherkennung verwenden, fiel letztlich die Wahl auf die Spracherkennungssoftware „Dragon“.

Ich verwende die Version „Legal“ und kann die Versionen „Home“ oder „Professional“ für die Zwecke von Juristinnen und Juristen nicht empfehlen.

Wie leicht war der Umstieg? Was benötigten Sie hierfür?

Matthias Schölzel: Der Umstieg auf Dragon Spracherkennung ist einfach. Neben der Software wird lediglich ein Mikrofon benötigt. Hierbei empfiehlt sich die Nutzung eines hochwertigen Mikrofons, insbesondere damit Störgeräusche ausgeblendet werden können. Ich verwende das schnurlose Mikrofon Philips SpeechMike III, welches wie ein klassisches Diktiergerät in der Hand gehalten wird.

Nach Installation der Software erfolgt ein kurzes Lernprogramm, in dem alle grundlegenden Funktionen erklärt werden und geübt werden können.

Die Nutzung ist bereits zu Beginn mit ausreichend hoher Genauigkeit möglich. Allerdings benötigt die Software gerade am Anfang das „Anlernen“ von unbekannten Wörtern, insbesondere von Namen. Diese werden von der Software jedoch sehr schnell ins Vokabular aufgenommen. Die Software lernt sodann im laufenden Betrieb bzw. optimiert die Genauigkeit in regelmäßigen Abständen bei Beendigung der Software.

Dragon Spracherkennung ist nach meiner Auffassung ohne fundierte Computerkenntnisse verwendbar, da die Software im Wesentlichen wie eine Schreibkraft funktioniert und die Bedienung über das in der Hand zu haltende Mikrofon mit der Nutzung eines klassischen Diktiergerätes vergleichbar ist.

Für welche Arbeiten nutzen Sie die Spracherkennung vornehmlich?

Matthias Schölzel: Ich verwende das Spracherkennungsprogramm mittlerweile nahezu ausschließlich.

Durch Einbindung der Software in Microsoft Office kann ich Texte, insbesondere in Microsoft Word, aber auch E-Mails über Microsoft Outlook, in Echtzeit erstellen. Insbesondere bei der Erstellung von längeren und komplexen Schriftsätzen ist die Spracherkennung eine große Erleichterung, da die Bearbeitung des Schriftsatzes direkt während der Erstellung möglich ist. Dagegen muss beim klassischen Diktat im Hinblick auf Ergänzungen, Änderungen und Streichungen mit Anweisungen an die Schreibkraft gearbeitet werden bzw. sind Änderungen erst mit dem Korrekturlesen möglich sind.

Darüber hinaus nutze ich die Spracherkennung auch als Möglichkeit, ein in das klassische Diktiergerät aufgenommenes Diktat im Nachhinein umsetzen zu lassen. Diktate, die ich mit Mandanten in einem Besprechungstermin auf ein handelsübliches Diktiergerät aufnehme, können von der Software in Text umgesetzt werden. Das Spracherkennungsprogramm fungiert in diesem Fall als Schreibkraft. Die umgesetzten Texte werden sodann von meinen Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen mit dem noch vorhandenen Diktat Korrektur gelesen und überarbeitet.

Welche Vorteile haben Sie durch die Arbeit mit Spracherkennungssoftware?

Matthias Schölzel: Durch die Spracherkennungssoftware ist es mir möglich, sehr schnell Textdokumente zu erstellen, unabhängig von den Kapazitäten der Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen, welche wiederum mehr Zeit für andere Arbeiten haben. Gerade bei der Erstellung von langen und komplexen Schriftsätzen ist die Spracherkennungssoftware eine große Erleichterung. Dies gilt insbesondere für die Fälle, in denen bspw. Zitate aus anderen Schriftsätzen, Urteilen usw. übernommen werden sollen, da diese ohne aufwendige Diktatanweisungen unmittelbar an der richtigen Stelle eingepflegt werden können.

Die Umsetzung des gesprochenen Wortes in Text durch das Spracherkennungsprogramm ist in jedem Fall schneller, als das Schreiben mit Tastatur, selbst wenn blind das Zehnfingersystem beherrscht wird. Zudem besteht für mich der gleiche Vorteil, wie bei einem klassischen Diktiergerät: Der Arbeitsplatz unmittelbar vor mir ist nicht von der Tastatur belegt und kann für die Handakte, Dokumente oder Ähnliches genutzt werden, während der Text gleichzeitig auf dem Monitor lesbar ist. Darüber hinaus nutze ich einen großen Monitor, der es mir ermöglicht, neben dem umzusetzenden Text weitere Dokumente geöffnet zu haben, um mit diesen parallel zu arbeiten.

Das Zusammenwirken aller o. g. Vorteile führt zu einer insgesamt großen Arbeitserleichterung.

Gibt es aus Ihrer Sicht Nachteile bzw. Mängel der Software?

Matthias Schölzel: Das Abfassen einer Vielzahl kurzer und einfacher Texte mit unbekannten Namen läuft mit dem Spracherkennungsprogramm langsamer als mit dem klassischen Diktat. Zudem sind die von der Spracherkennungssoftware erstellten Texte bei Umsetzung in Echtzeit durch den Ersteller selbst Korrektur zu lesen. Es empfiehlt sich zudem das nochmalige Korrekturlesen durch eine Mitarbeiterin bzw. einen Mitarbeiter.

Manchmal ist es auch erforderlich, die Software neu zu starten, da ein Fehler in der Einbindung der Software in Microsoft Office eintreten kann.

Wem würden Sie Spracherkennungssoftware weiterempfehlen?

Matthias Schölzel: Die Spracherkennungssoftware ist aus meiner Sicht für jeden zu empfehlen, bei dem ein Bedürfnis besteht, Arbeitsabläufe in der eigenen Kanzlei zu optimieren. Dies gilt wahrscheinlich gerade für Kleinstkanzleien ohne eigene Schreibkräfte. Eine besondere Eignung besteht auch für diejenigen, die bereits jetzt vornehmlich digital arbeiten oder zukünftig verstärkt digital arbeiten wollen.

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Foto: Adobe.Stock/©chinnarach