Open/Close Menu Wie Anwälte neue Chancen nutzen
Virtuelle Verhandlungen

Sichere digitale Kommunikation ist für Anwaltskanzleien besonders aufgrund der oftmals vertraulichen und sensiblen Daten unerlässlich. Der Erfolg von Anwältinnen und Anwälten hängt mittlerweile davon ab, inwieweit sie sich auf die mobile Arbeitskultur eingestellt haben – sowohl extern als auch intern. Seit gut eineinhalb Jahren kommen immer häufiger so genannte virtuelle Verhandlungen ins Spiel. Diese sind zwar schon seit 2002 gesetzlich möglich, doch hat es bislang an der erfolgreichen Umsetzung in der Praxis gehapert. Das lag größtenteils an fehlender technischer Ausstattung, rechtlichen Unsicherheiten und der alteingesessenen Gewohnheit vieler Anwält:innen. Doch die Corona-Pandemie hat gezeigt: Es geht auch anders!

Immer mehr Anwaltskanzleien erkennen den Vorteil von Lösungen, die eine virtuelle Mandantenkommunikation und die digitale Prozessabwicklung mit sich bringen. Das zeigt auch die Studie „The 2020 Wolters Kluwer Future Ready Lawyer Survey“ unter 700 Juristinnen und Juristen aus Europa und den USA: 62 Prozent der befragten Kanzleien konnten nach dem Umstieg auf digitale Tools eine jährliche Gewinnsteigerung verzeichnen – im Gegensatz zu 17 Prozent, die diesen Schritt noch nicht gewagt haben. Dabei sind Bedenken aufgrund der Datensicherheit unnötig. Ausgewählte Software sorgt dafür, dass die gesamte Kommunikation vertraulich bleibt – unterwegs, daheim und in der Kanzlei. So positionieren sich Anwälte und Anwältinnen als zuverlässige Partner und legen den Grundstein für eine langfristige Zusammenarbeit.

Bewertung der aktuellen Situation – durch die gesamte Belegschaft

Vor dem Wechsel zu einer neuen Lösung muss zunächst evaluiert werden, was die derzeitige Software abdeckt und an welcher Stelle Verbesserungen vonnöten sind. Hier ist es besonders wichtig, die gesamte Belegschaft zu befragen – von den Rechtsanwaltsfachangestellten bis zum geschäftsführenden Gesellschafter. Dabei sollten Kanzleien auch berücksichtigen, welche Kriterien die zukünftige Lösung erfüllen soll: Reicht beispielweise eine Telefonanalage? Oder soll es sich um eine umfangreiche Cloud-Lösung handeln, in der sowohl Telefonie als auch Videokonferenzen, Chat, Desktop-Integration und Sicherheitsfeatures integriert sind?

On-Premises vs. VoIP – Unterschiede der Systeme

Bei der Wahl der Telekommunikationsanlage gibt es verschiedene Modelle, über die sich Jurist:innen informieren sollten. Als erste Möglichkeit gibt es On-Premises-Systeme, welche die herkömmliche Option für Telefonie darstellen. Dafür kauft die Anwaltskanzlei die Hardware selbst – inklusive Server, Switches, Verkabelung – und übernimmt das Hosting selbst. Sie muss in diesem Fall auch für Instandhaltung, Reparaturen und Wartungen aufkommen. Ein weiteres Modell ist Voice-over-IP (VoIP). Hierbei werden die Anrufe über Datennetzwerke übertragen und nicht über herkömmliche Telefonleitungen. Eine solche Lösung kann vor Ort betrieben werden, jedoch müssen Kanzleien auch hier die Geräte selbst kaufen, installieren und warten. Als letzte Option stehen hybride Modelle zur Verfügung. Hierbei wird Hardware vor Ort mit VoIP-Lösungen kombiniert.

Die Vorteile von VoIP-Lösungen sind groß und sie stellen eine wesentliche Grundlage für eine sichere und effiziente Kommunikation dar, vor allem wenn sie in übergreifenden Cloud-Systemen integriert sind. Dadurch lassen sich etwa Videokonferenzsysteme unkompliziert in die Kommunikation integrieren und Mandantenbefragungen, Prozessvorbereitungen, virtuelle Verhandlungen, Bildschirmfreigaben für Dokumentenüberprüfungen sowie Nachlassplanungen auch aus der Ferne ermöglichen. Ebenso gibt es gehostete VoIP-Lösungen. Dabei läuft das System in der Cloud, sodass IT-Verantwortliche keine Server und Switches kaufen und warten müssen. Der VoIP-Anbieter hostet die Hard- und Software außerhalb des Unternehmens. Auf diese Weise lassen sich Kosten verlagern. Zudem verfügt eine solche Lösung üblicherweise über eine höhere Flexibilität, erweiterte Funktionen, bessere Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit.

Auswahl der richtigen Lösung für virtuelle Verhandlungen

Wenn sich Kanzleien für die gehostete Variante entscheiden, sollten sie zuallererst Feedback von bestehenden Kunden und Kundinnen einholen. Dies geschieht am besten über Review-Websites. Um die beste Variante für Anwält:innen, Klient:innen und Prozesse zu finden, sind folgende Kriterien zu beachten:

  • Eine simple Handhabung ist das A und O: Damit alle Beteiligten einfach und effizient kommunizieren können, empfiehlt sich eine nutzerfreundliche Bedienung. So lassen sich die Features unkompliziert in die internen Prozesse integrieren.
  • Kosteneffizienz spielt eine wichtige Rolle: Es gibt verschiedene Pricing-Modelle. An dieser Stelle ist zu beachten, wie oft der Anbieter seine Preise wechselt. Ist die Zusammenarbeit an einen langfristigen Vertrag gebunden oder lässt sich der Service monatlich kündigen?
  • Zusätzliche Funktionen: Dabei handelt es sich um Integrationen, die das Mail-Programm, das Videokonferenz-Tool sowie Anwendungen für das Kanzleimanagement miteinander verknüpfen und ein „All-in-One“-Paket bilden. So läuft die gesamte Kommunikation über eine einzige Plattform. Anwältinnen und Anwälte müssen nicht zwischen verschiedenen Anwendungen switchen, wenn sie einen Anruf tätigen oder ein Meeting starten wollen. Dies ist auch in Bezug auf die Wahl der Endgeräte, wie Festnetztelefon, Computer oder Mobilgerät von Vorteil. Erweiterte Features können zudem dabei helfen, abrechenbare Stunden genau im Blick zu behalten. Nicht nur bei offiziellen Meetings, sondern auch bei jeder geschriebenen E-Mail.
  • Sicherheit hat oberste Priorität: Mandantendaten sind mit höchster Vorsicht zu verarbeiten. Daher ist eine ausreichende Verschlüsselung der Prozesse – wie die Absicherung der virtuellen Meetingräume – ebenso von höchster Bedeutung wie ein robustes Passwort-Management, beispielsweise durch einen Passwortmanager mit Single-Sign-On (SSO) und Multifaktor-Authentifizierung (MFA).
  • Flexible Erreichbarkeit: Anwälte und Anwältinnen müssen überall arbeiten können und erreichbar sein. Die ausgewählte Lösung sollte also genügend Mobilität bieten, um allen internen und externen Anforderungen zu entsprechen.
  • Zuverlässigkeit der Lösung: Kundenkonferenzen müssen termingerecht und in einer hohen Qualität stattfinden, um die Seriosität der Kanzlei zu wahren. Daher muss darauf geachtet werden, dass der Anbieter eine verlässliche Lösung bereitstellt.
  • Skalierbarkeit nach Wachstum: Das VoIP-System sollte sich flexibel an die Größe des jeweiligen Anwaltsbüros anpassen. So können Kanzleien je nach Größe unnötige Mehrkosten oder Ressourcenmangel vermeiden.

Letzter Schritt: Testversion und Implementierung

Eine einfache Einrichtung und Konfiguration spielt bei der Umsetzung eine weitere wesentliche Rolle, um das Tagesgeschäft nicht zu beeinträchtigen. Viele Anbieter bieten zum Einblick eine Demoversion an, in der sich die gesamte Lösung ausprobieren lässt. Dies beantwortet offene Fragen – beispielsweise über die Einfachheit der Lösung. Auch mögliche Probleme lassen sich auf diese Weise identifizieren. Oftmals ist ein kostenloser Testlauf über ein bis zwei Monate möglich. Danach kann die Kanzlei auf Grundlage von praktischen Erfahrungen entscheiden, ob es sich um die beste Lösung für den Geschäftsbetrieb handelt.

Bei der Implementierung selbst ist es wichtig, zu Beginn eine strikte Timeline festzusetzen. Auch die Auswahl des Projektmanagers oder der Projektmanagerin – intern oder vom Lösungsanbieter selbst – ist ein wichtiger Schritt. Und zu guter Letzt sollte der Anbieter eine Einführung sowie ein Training geben, damit sich alle Angestellten schnell an das veränderte Arbeitsumfeld gewöhnen. Auf diese Weise lässt sich der Umstieg auf die neue Lösung mit angepassten Prozessen optimal in den Arbeitsalltag integrieren.

Foto: Adobe Stock/MYDAYcontent