Vienna Legal Tech

Am 26. und 27. April fand bereits zum dritten Mal die Vienna Legal Tech rund um die Themen Technologie und Digitalisierung in der Rechtsbranche statt. Wie in den vergangenen Jahren, war die vom Business Circle veranstaltete Konferenz erneut ein erfolgreiches Event, das von der (österreichischen) Legal Tech-Community mit großer Begeisterung angenommen wurde.

In diesem Jahr war die Veranstaltung zum ersten Mal als zweitägiges Event organisiert. Rund 80 Jurist:innen hatten die Möglichkeit, sich mit Kolleg:innen aus dem deutschsprachigen Raum zu den aktuellsten Legal Tech-Themen auszutauschen und endlich weitgehend ohne COVID-19 Einschränkungen in einer angenehmen Atmosphäre im Hotel Triest in der Wiener Innenstadt zu networken.

Legal Tech nur ein „Hype“?  

Es ist längst keine Frage mehr, ob Legal Tech nur ein „Hype“ ist, der aus dem angloamerikanischen Raum nach Europa und nach Österreich gekommen ist, um dann nicht lange zu bleiben. Legal Tech ist bereits überall in der Praxis angekommen und beschäftigt nicht nur Großkonzerne, internationale Großkanzleien und die Justiz, sondern jeden einzelnen in der Rechtsbranche. Das bedeutet zwar noch lange nicht, dass die Digitalisierung bereits überall angekommen wäre, sie wird aber zunehmend zur Normalität.

Aus diesem Grund standen in diesem Jahr Themen im Zusammenhang mit der Implementierung von Legal Tech-Tools sowie der Umsetzung von Legal Tech-Projekten im Fokus. Die Expert:innen beschäftigten sich mit verschiedenen Fragen dazu, wie man ein Legal Tech-Projekt mit Jurist:innen erfolgreich umsetzen kann und hatten einen regen Erfahrungsaustausch sowohl mit positiven Erfolgsgeschichten als auch zu sog. „Legal Fuckups” – Projekte, die schiefgelaufen sind und ihre eigenen Erkenntnisse lieferten.

Die Teilnehmer:innen erhielten spannende Einblicke, wie Großkonzerne versuchen, ihre Legal Teams neu zu organisieren und ihre Rechtsabteilungen zukunftsfähiger  aufzustellen. So berichtete Andreas Voßkamp, Head of Global Legal von BASF, in seiner Key Note über ein mögliches Zukunftsmodell der Rechtsabteilung und die Herausforderungen bei dem von ihm geleiteten globalen Transformationsprojekt. Markus Laurer, Rechtsabteilungsleiter von Wien Energie, schilderte in seinem Vortrag, wie die Prozessoptimierung in einem großen Wiener Energieunternehmen abläuft und dass eine Effizienzsteigerung immer dem Zweck dienen soll, Anfragen schneller und qualitativ besser beantworten zu können.

Neben Unternehmensjurist:innen standen auch Rechtsanwält:innen, u. a. Christian Öhner (PwC Legal), Thomas Seeber (Kunz Wallentin Rechtsanwälte) und Kathrin Shahroozi (Wolf Theiss), auf der Bühne, die die Herausforderungen und Praxisbeispiele im Bereich Legal Tech aus Sicht der Kanzleien dargestellt haben. Nicht nur Fachvorträge, sondern auch faszinierende Panel-Diskussionen und praxisorientierte Roundtable Sessions und Workshops standen auf der anderthalbtägigen Konferenzagenda.

Christian Öhner präsentiert zum Thema: Herausforderung: Legal Tech mit Jurist:innen

Was sind die wichtigsten Takeaways?

Es gibt kein magisches Erfolgsrezept bzw. keine standardisierte Anleitung für die Implementierung von Legal Tech-Projekten. Jede Kanzlei und jedes Unternehmen ist anders und hat unterschiedliche Gegebenheiten, Kultur und Anforderungen. Es gibt jedoch typische Fehler, die man auf jeden Fall vermeiden sollte, wenn man den Digitalisierungsweg erfolgreich beschreiten will:    

1. Legal Innovation ist nicht gleich Legal Tech!

Die digitale Reise sollte immer mit der Problemstellung und einem Verständnis der „Key Pain Points” starten. Legal Tech ist kein Selbstzweck, sondern nur ein Baustein neben vielen anderen wie Prozessdesign, Standardisierung, Entscheidungsmechanismen, Organisationsstruktur, Unternehmenskultur, Knowledge Management und Kommunikation. Wenn man zu Beginn die Bedürfnisse nicht analysiert und versteht, sondern als Ziel „nur” Digitalisierung festlegt, wird man höchstwahrscheinlich scheitern. „Machen wir ein Legal Tech-Projekt, weil alle anderen auch digitalisieren” ist keine angemessene Basis für einen erfolgreichen Weg.

2. Zuerst die Hausaufgaben machen und die eigenen Prozesse in Ordnung bringen!

Legal Tech ist (leider) keine Magie: Ohne organisierte und strukturierte Daten und Prozesse helfen auch die teuersten IT-Lösungen nicht. Ganz nach dem Motto: „Kauf dir kein Formel 1-Auto, wenn du es nicht fahren kannst!“ Das ist leider keine gute Nachricht: Niemand kann sich ersparen, die mühsamen Aufgaben hinter sich zu bringen und Daten, Abläufe und Prozesse ordentlich zu strukturieren und zu optimieren. Was ist das Problem? Wo sind die Daten? Wo sind die Schnittstellen? Wer sind die Enduser? Was ist der „Ist-Zustand“ – wie machen wir es jetzt? Und vor allem – wo wollen wir hin, was ist der „Soll-Zustand“? Welche unterschiedlichen Wege gibt es zum Ziel? Wofür haben wir ein Budget? All diese Fragen müssen (neben vielen anderen) beantwortet werden, wenn man am Ende nicht versagen will. Natürlich gibt es vielversprechende Tools, die auf diesem Weg helfen können – aber alleine diese garantieren sicherlich nicht den Erfolg eines Digitalisierungsprojektes.

3. User Experience, Change-Management und Kommunikation sind essentiell!

„Hurra! Wir haben ein großartiges Tool gefunden und implementiert – wir können endlich effizienter arbeiten!“ Geht es wirklich so einfach? Wenn man die Nutzerperspektive nicht von Anfang an beachtet, leider nicht. Letztendlich müssen die Mitarbeiter:innen mit dem Tool tagtäglich arbeiten und ihre eigenen gewohnten Arbeitsweisen verändern. User Experience ist daher bei jeder Lösung ein entscheidender Faktor. Egal, ob es sich um automatisierte Dokumentenerstellung, Dokumentenmanagement, Dokumentenanalyse, Projektmanagement oder juristische Datenbanken handelt: die Enduser müssen immer mitspielen (wollen).

Aus diesem Grund ist Legal Tech sowohl in privaten und öffentlichen Unternehmen, als auch in Rechtsanwaltskanzleien oft mehr ein psychologischer als ein technischer Veränderungsprozess, wie Alexander Frühmann, The Legal Minds Group, und Christian Öhner, PwC Legal, in ihrer Präsentation betonten. Diese Change-Management-Aspekte und vor allem die laufende Kommunikation mit den unterschiedlichen Stakeholdern spielen in Digitalisierungsprojekten eine unentbehrliche und leider oft sehr unterschätzte Rolle.

Auf Wiedersehen Vienna Legal Tech 2022 – es war wieder toll, dabei zu sein.

Die digitale Revolution im Legal Bereich ist gekommen um zu bleiben – und das heißt, dass wir uns im April 2023 bei der Vienna Legal Tech 23 hoffentlich wiedersehen!

PwC Legal und PwC bei Vienna Legal Tech 22

© 2022 PwC Legal. Alle Rechte vorbehalten. „PwC Legal“ bezeichnet in Österreich die oehner & partner rechtsanwaelte gmbh, welche in Kooperation mit der PricewaterhouseCoopers Legal AG Rechtsanwaltsgesellschaft mit Sitz in Frankfurt am Main steht.
Fotos: Thomas Magyar