Von Michael Schütz
Die Programme von Microsoft Office sind der Standard in der Bürokommunikation – allen voran Microsoft Word für die Textverarbeitung. Ob allgemeiner Schriftverkehr, Rechnungen, Aktennotizen oder Vertragsvorlagen – nahezu jedes Schriftstück, das die Kanzlei verlässt, wird mit Microsoft Office erstellt. Optimierte Word-Vorlagen lohnen sich daher für alle – auch für kleine Kanzleien mit weniger als zehn Personen. Selbst Einzelanwältinnen und Einzelanwälte profitieren. Der Grund: Gute Vorlagen sind eine echte Hilfe im Büroalltag und ein bewusstes Statement für Qualität. Ein seriöser Briefkopf und ein Anschreiben, das einfach zu bedienen und übersichtlich ist, kann Zeit sparen und Mandanten und Mandantinnen die gewünschte Seriosität und Professionalität vermitteln.
Kostenlose Vorlagen sind keine Lösung – im Gegenteil
Vielleicht haben Sie schon mal nach kostenlosen Word-Vorlagen bei Google gesucht. Aktuell werden dort 1.400.000 Ergebnisse angezeigt. Kostenlose Word-Vorlagen mögen Privatpersonen eine Hilfe sein. Aber für eine professionelle Verwendung in einer Rechtsanwaltskanzlei sind sie nicht geeignet. Auch nicht für die einzelne Rechtsanwältin, denn kostenlose Vorlagen sind generisch aufgebaut und damit oft keine Erleichterung im Arbeitsalltag. Derlei Vorlagen nehmen keine Rücksicht auf Ihre speziellen Bedürfnisse. Denn erst dann führen sie zu Zeitersparnis und höherer Effizienz.
Den Fokus auf das Wesentliche legen – ohne Schnick-Schnack
Kleine Rechtsanwaltskanzleien müssen ihren Fokus voll auf die alltägliche Arbeit legen. Zwischen Mandantenkorrespondenz, dem Verfassen von Schriftsätzen und Rechnungen bleibt meist keine Zeit, sich gedanklich mit Design und weiteren fachfremden Dingen auseinanderzusetzen. In kleineren Kanzleien hat man weder den Kopf noch die Zeit dafür, sich intensiv mit optimierten Word-Vorlagen zu beschäftigen. Häufig ist es sogar eine Einzelperson, die sich um die Korrespondenz und andere administrative Dinge kümmert. Diese Person hat oftmals schon viel probiert: Sie hat sich Rat von Kolleg:innen eingeholt, Google befragt und sich mit schlechten Vorlagen aus dem Internet herumgeärgert.
Die Arbeit mit optimierten Word-Vorlagen ist effizient und spart Zeit
Für jede Tätigkeit gibt es das richtige Werkzeug. Sie bekommen zwar auch mit einem Hammer und roher Gewalt eine Schraube in die Wand, aber der Schraubendreher wäre ohne Zweifel die bessere Wahl. Ebenso verhält es sich mit optimierten Word-Vorlagen. Individuelle Arbeitsabläufe wiederholen sich im Kanzleialltag. Immer wieder. Diese zu vereinfachen oder gar zu automatisieren, ist das Ziel der Optimierung.
Ein kleiner Test: Wenn folgende Aussagen mit Blick auf Ihren Arbeitsalltag zutreffen, dann könnten Ihnen optimierte Vorlagen helfen:
- Nutzen Sie in Ihrer Kanzlei aktuell viele verschiedene Word-Vorlagen?
- Kopieren Sie sich einzelne Textelemente immer wieder aus anderen Word-Dokumenten zusammen?
- Passen Sie einzelne Elemente in Ihrer Word-Datei immer wieder manuell an?
- Legen Sie Wert darauf, dass Ihre Worddokumente in der Außenwirkung einheitlich aussehen?
Viele dieser Funktionen lassen sich tatsächlich automatisieren. Sauber angelegte Formatvorlagen sorgen für Übersicht, Schnellbausteine für häufig verwendete Texte lassen ein fertiges Dokument sehr schnell entstehen. So können bei der Erstellung eines Dokuments jedes Mal mehrere Minuten Zeit gespart werden. Wenn nur drei Mitarbeitende Ihrer Kanzlei fünf Word-Dokumente pro Tag erstellen, errechnet sich daraus leicht eine Ersparnis von knapp 9.000 Euro[1] pro Jahr.
Wie einheitliche Word-Vorlagen wirken – ein Praxisbeispiel
Stellen Sie sich vor, Ihnen winkt ein großes Mandat. Einen ersten Eindruck von Ihrer Kanzlei hat Ihr Mandant über Ihre Website gewonnen. Dort hat er etwas von Ihrer Handschrift wahrgenommen. Er hat in Texte reingelesen, Fotos angeschaut und unterbewusst Schriftarten, Logos und Farben wahrgenommen und bewertet. Es gilt nun, diesen Eindruck in der weiteren Kommunikation zu untermauern. Nehmen wir an, Ihre Mandantin wird vier Schriftstücke von Ihnen sehen. Dabei ist es zunächst nicht wichtig, ob digital oder analog. Gehen wir den Prozess einmal durch:
- Das Anschreiben
Vor allem Rechtsanwälte fassen nahezu jede Kommunikation schriftlich – schon zu Zwecken der Dokumentation, seien dies Anforderungen von Dokumenten oder sonstige wichtige Informationen. Derlei Anschreiben wird Ihre Mandantin also recht häufig zu sehen bekommen. Unabhängig vom Inhalt können Sie hier bereits mit der Optik einen professionellen Eindruck machen. - Der Schriftsatz
Wenn das Mandat erteilt wurde, beginnt die offizielle Kommunikation mit den Gerichten oder der „Gegenseite“. Diese Schriftsätze gehen in Kopie in der Regel auch an die Mandantschaft. Die professionelle Wirkung der Schriftsätze erzeugt Vertrauen in die Arbeit der Anwältin oder des Anwalts. - Der Vertragsentwurf
Vielleicht geht es statt um Gerichtsverfahren beim Mandat um eine Vertragsgestaltung. Verträge entfalten aufgrund ihrer Verbindlichkeit eine respektvolle Wirkung. Je nach Vertragsinhalt kann es sich um Vereinbarungen mit großer Tragweite für den Mandanten handeln. Derlei Schriftstücke sollten diese Wichtigkeit deshalb auch in der Außenwirkung transportieren und das Vertrauen in den Inhalt stärken. - Die Rechnung
Die Rechnung setzt einen Schlusspunkt in einer (hoffentlich) erfolgreichen Zusammenarbeit. Durch den konsequenten Einsatz eines kongruenten Erscheinungsbildes in der gesamten bisherigen Kommunikation, fühlt sich Ihr Mandant an die professionelle Abwicklung vor ein paar Wochen oder Monaten erinnert.
Ein Aufruf: Welche Word-Vorlagen würden Ihnen im Kanzleialltag wirklich helfen?
Jetzt sollen diese Ausführungen nicht theoretisch bleiben. Wir arbeiten gerade an einer Plattform, die kleinen Unternehmen auf ihre Bedürfnisse optimierte Word-Vorlagen kostengünstig zugänglich macht. Um auch kleinen Rechtsanwaltskanzleien ein gutes Angebot zu machen, möchten wir mit Ihnen zusammen Vorlagen entwickeln, die Ihnen wirklich helfen. Wir möchten mit Ihnen die Frage beantworten, welche Art von Vorlagen sinnvoll wären und was sie können müssen. Ich lade Sie deshalb ein, innerhalb weniger Online-Workshops solche Vorlagen gemeinsam mit uns zu entwickeln. Als unser „Dankeschön“ stehen Ihnen die fertigen Vorlagen im Anschluss selbstverständlich kostenfrei zur freien Verfügung.
Bei Interesse schreiben Sie mir einfach formlos eine E-Mail an schuetz@wirliebenoffice.de. Bitte beachten Sie, dass nur eine begrenzte Anzahl Proband:innen das Angebot wahrnehmen können. Ich freue mich auf Ihre Nachricht.
[1] Zur Veranschaulichung des Effekts haben wir einen Effektivitätsrechner programmiert. Die durch die Optimierung eingesparten Zeiten haben wir tatsächlich mit der Stoppuhr ermittelt: https://www.wir-lieben-word.de/)
Foto: Adobe Stock/© Simon Lehmann
Michael Schütz ist Unternehmer und Geschäftsführer der Wir lieben Office GmbH in Bremen. Das Team von „Wir lieben Office“ erstellt für Unternehmen jeder Größe professionelle Vorlagen für die Microsoft Office-Programme Word und PowerPoint. Mit großer Leidenschaft begleitet das Unternehmen die Digitalisierung des Büroalltags und den sinnvollen Einsatz neuer Techniken zur Prozessoptimierung.
