Spracherkennung im Homeoffice: Produktivität steigern, Zufriedenheit erhöhen

Von Sandra Noetzel

Anwälte und Kanzleien haben Hochkonjunktur. Die Bundesregierung hat eine Reihe von Maßnahmen bewilligt, die der Wirtschaft durch die aktuelle Krise helfen sollen, verschiedene Bundesländer ergänzen die Angebote noch. Für Anwältinnen und Anwälte bedeutet das reihenweise Anträge und Klagen, um Ansprüche geltend zu machen, verbunden mit Dokumentationspflichten.

Das alles ist aktuell aus dem Homeoffice heraus zu leisten und stellt hohe Ansprüche an jeden Einzelnen. Gerade in dieser Situation ist die sprachbasierte Eingabe von Texten eine enorme Hilfe, denn sie kann die Produktivität und Zufriedenheit der Anwender steigern. Um die Mitarbeiter am heimischen Arbeitsplatz optimal zu unterstützen und den Verwaltungsaufwand zu minimieren, sollten Spracherkennungslösungen eingesetzt werden, die sich flexibel, skalierbar und sicher als zentral verwaltete Infrastruktur auf eigenen Servern oder in der Cloud zur Verfügung stellen lassen.

Digitalisierung im Eiltempo 

Die Zahl der Menschen, die im Homeoffice arbeiten, ist in den letzten Wochen förmlich explodiert. Und sie hat offenbart, dass Deutschland bei der Ausstattung mobiler Arbeitsplätze hinterherhinkt. Der Digitalindex 2019/2020 der Initiative D21 zeigt: 84 Prozent der befragten Arbeitnehmer in Deutschland konnten oder wollten nicht mobil arbeiten, nur 16 Prozent hatten einen sicheren VPN-Zugang zum Unternehmen und nur elf Prozent Cloud- und Kollaborationstools wie Office 365.

Neue Arbeitsweisen entstehen

Für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte stellt das Homeoffice eine besondere Herausforderung dar. Ein großer Teil ihre Arbeit besteht darin, vertrauliche, rechtsverbindliche Schriftsätze zu verfassen. Traditionell nutzen sie dazu ein Diktiergerät und übergeben die Aufzeichnung zur schriftlichen Ausarbeitung an ihre Assistenz oder ein Schreibbüro. Dieses Vorgehen ist schon unter normalen Verhältnissen umständlich, zeitraubend und mit Unsicherheiten behaftet. In der aktuellen Situation, in der ein direkter Kontakt zwischen Menschen weitgehend vermieden werden soll, ist es kaum mehr durchführbar. Rechtsanwälte tun daher gut daran, Alternativen wie Spracherkennungslösungen auszuloten. Eingesprochene Schriftsätze werden so direkt verschriftlicht und können unmittelbar auf ihre Korrektheit überprüft werden. Die Lösungen bieten darüber hinaus meist eine nahezu völlige Geräteunabhängigkeit. Der Rechtsanwalt bzw. die Rechtsanwältin kann Texte überall einsprechen: am PC, im Heimbüro, am Laptop im Wohnzimmer oder über das Smartphone im Garten. Zusätzliches Plus professioneller Lösungen: Die Datenübertragung erfolgt mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und erfüllt die Anforderungen der europäischen Datenschutzverordnung.

Flexibel und skalierbar

Professionelle Spracherkennungssoftware, die mit Deep Learning-Technologie arbeitet, muss nicht für jeden Sprecher und jede Raumsituation neu trainiert werden. Sie ermöglicht produktives und effizientes Arbeiten von der ersten Sekunde an. Textbausteine, Fachvokabular und andere Wortlisten lassen sich ebenso zentral für alle Anwender zur Verfügung stellen wie Kurzbefehle für die Anwendung, und das auf allen Endgeräten.

Neue Wege gehen dank cloudbasierter Lösungen

Die aktuelle Krise hat gezeigt, wie wichtig es ist, Mitarbeiter mit digitalen mobilen Arbeitsplätzen auszustatten. Cloud-Office-Umgebungen bieten hierbei die einfachste und flexibelste Lösung. Werden Bürosoftware, Kommunikationstools und Collaboration-Plattformen mit Spracherkennung ergänzt, können Mitarbeiter auch zu Hause und unterwegs mit höchster Produktivität und Effizienz arbeiten. Bei der Wahl einer entsprechenden Lösung ist darauf zu achten, dass diese nicht nur sehr flexibel einsetzbar ist, sondern auch darauf, dass sie umgehend und mit minimalem Aufwand ausgerollt werden kann. Selbstverständlich müssen dabei alle Sicherheitsvorschriften der DSGVO erfüllt werden.