Mandantenkommunikation

Erreichbarkeit und Sicherheit spielen eine zentrale Rolle beim Thema Digitalisierung. Zur Mandantenbindung und -gewinnung sind gerade moderne Kommunikationswege, über die schnell und unkompliziert Kontakt zum Anwalt bzw. zum Mandanten aufgenommen werden kann, entscheidend.
Dabei gehört es aber auch zur berufsrechtlichen Pflicht des Anwalts, sensible Daten zu schützen. Da das Fax und die E-Mail diesen Schutz nicht vollumfänglich gewähren, bieten sich hier immer mehr sichere Alternativen.

5FSoftware ist eine virtuelle Kommunikationsplattform der 5FSoftware GmbH aus Regensburg. Die in Deutschland gehostete Plattform kombiniert den sicheren und verschlüsselten Datenaustausch mit einem Aufgaben-Tool. Über das Portal können Dokumente zur Kenntnisnahme für beliebige Mandanten oder Geschäftspartner hochgeladen werden. Der Empfänger erhält dann einen Link, über den er auf die entsprechenden Dateien Zugriff hat. Mandanten benötigen hierfür keinen eigenen Zugang zur Plattform. Daneben stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Chat-Funktion, Aufgabenverwaltung, Versionierung von Dokumenten, Abnahme-Protokolle und ein Terminkalender. Für die Zukunft ist auch ein Outlook-Plugin geplant, um verschlüsselte Dokumente direkt aus dem Postfach versenden zu können.
ADVOBOT® ist eine Entwicklerfirma des Berliner Unternehmens Advotisement®. Der Chatbot sowie die damit verbundenen Features werden dabei an jedes Rechtsgebiet und an die individuellen Bedürfnisse der Kanzlei angepasst: Zusendung kurzer Infos zu rechtlichen Standard-Fragen (ähnlich FAQs), Sondierung des rechtlichen Problems und Erstellung dazu passender Abfragen relevanter Daten und die Möglichkeit, weitere Informationen anzuzeigen, wie etwa Infos über einzelne Anwälte oder Rechtsgebiete der Kanzlei inkl. Fotos und Videos. ADVOBOT beantwortet speziell neuen, potenziellen Mandanten erste Fragen und bindet durch Aufnahme erster Daten die Interessenten direkt an die Kanzlei. Durch Vorsortierung der aufgenommenen Daten wird die Arbeit des Rechtsanwalts zeitsparend und effektiv unterstützt.
Die CODIAC GmbH aus Hamburg bietet eine Software, mithilfe derer sich Legal Tech-Tools erstellen lassen. Ob Marketing-Tools (Frage-Antwort-Bots) oder auch Assistenz-Software zur Fallbearbeitung – die Tools kommen dort zum Einsatz, wo sie gebraucht werden und sprechen Mandanten zeitgemäß auf Social Media-Kanälen und Webseiten an.
MavoRA ist ein Kommunikationsportal des deutschen Softwareanbieters SOLE Software GmbH und dient der vertraulichen Kommunikation mit dem Mandanten. Ohne Softwareinstallation können Akten hier online verwaltet und Nachrichten und Dokumente mit den Mandanten ausgetauscht werden. Dazu werden dem Mandanten einmalig Zugangsdaten per Fax oder Post zugeschickt – anschließend können Sie online miteinander kommunizieren. Sämtliche Daten sind dabei Ende-zu-Ende-verschlüsselt; im Gegensatz zur E-Mail ist so ein Zugriff durch Dritte ausgeschlossen.
Um die Vertragsprozesse in der Anwaltskanzlei und bei den Mandanten zu optimieren, haben Soldan und SMARTCONEX gemeinsam ein Legal-Tech-Tool zum Vertragsmanagement geschaffen. Die Anwendung hilft, den Gesamtüberblick über alle vom Mandanten geschlossenen Verträge zu erhalten, erinnert an Fristen und Termine und bietet Transparenz in den Vertragsbeziehungen. So kann aktives Vertragscontrolling als Service (Auswertungen, Cashflow-Ermittlung) angeboten werden, was die Mandantenbindung stärkt. Mandanten können fristgerecht zu anstehenden Kündigungen und Vertragsinhalten informiert und beraten werden. Zudem ist es möglich, die eigenen Verträge der Kanzlei mit der Anwendung zu verwalten. Per Browser, Client Software oder App kann jederzeit auf alle Vertragsdaten zugegriffen werden.