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Legal RPA

Rund um das Thema Legal Tech findet man viele Artikel, Studien und Vorträge zu Zukunftsthemen wie Blockchain, Künstliche Intelligenz (KI) oder Chatbots. Doch welche Technologien können Kanzleien schon heute für die alltägliche Arbeit nutzen, um Zeit, Nerven und Geld zu sparen?

Die RPA Technologie (robotic process automation) scheint vielversprechend zu sein und ist ein Beispiel dafür, wie Kanzleien Legal Tech schon heute anwenden und nutzen können. In diesem Artikel soll Legal RPA als Abwandlung von RPA sowie die Funktionsweise von RPA erläutert werden.

Wofür steht Legal RPA? Woher stammt RPA?

RPA steht für robotic process automation, zu Deutsch robotergesteuerte Automatisierung von Arbeitsabläufen. RPA ist bekannt aus den Bereichen Finanzen und Buchhaltung, da es dort sehr viele wiederkehrende und ähnliche Arbeitsabläufe gibt, die für eine softwaregestützte Automatisierung gut geeignet sind.

RPA kommt bereits im Rechnungswesen zum Einsatz

Im Rechnungswesen werden z. B. die immer gleichen Aktionen an Rechnungen durchgeführt. Längst sind diese Abläufe in großen Unternehmen über softwareinterne oder softwareübergreifende RPA-Anwendungen abgedeckt und zumindest teilautomatisiert. Legal RPA bezeichnet die Anwendung dieser Technologie im Umfeld von Legal Tech. Über Legal RPA gibt es bisher wenig bis gar keine Literatur. Seit längerem gibt es jedoch Bestrebungen im Legal Tech-Bereich, die eine gute Grundlage für RPA schaffen: das Denken in Abläufen und Workflows.

Was Legal RPA mit Workflows zu tun hat

Um robotic automation durchführen zu können, braucht man zunächst einmal einen Prozess. Und dieser Prozess oder Arbeitsablauf bzw. Workflow muss im Umfeld der Rechtsberatung erst einmal gefunden werden. Im rechtlichen Umfeld sind die Abläufe längst nicht so standardisiert, einheitlich und vergleichsweise einfach wie z. B. in der Buchhaltung.

Wer schon bei dem Thema Arbeitsabläufe (oder Workflows) aussteigt, sollte sich als Grundlage den Artikel „So holen Sie das Beste aus Ihrem Workflow“ vom 31.07.2018 durchlesen. In seinem Artikel beschreibt Felix Rackwitz Workflows als Bündelung und Aneinanderreihung von Arbeitsschritten. Weiter erkennt er Workflows als Grundlage für effizientes und digitales Arbeiten in Kanzleien und Rechtsabteilungen. Aus der Sicht von Legal RPA kann man sich dem nur anschließen: Ohne Workflow/Prozess keine robotic automation!

Wie Legal RPA genau funktioniert

Für die Anwendung von Legal RPA eignen sich häufig wiederkehrende Arbeitsabläufe in der Kanzlei besonders. Das Ziel ist es, diese Workflows durch robotics so weit wie möglich zu automatisieren. Hierfür wird der Workflow in seine Teilschritte aufgegliedert und für jeden Teilschritt überprüft, ob dieser von einem Roboter automatisiert werden kann. Roboter meint in diesem Kontext kleine Stücke von Softwarecode, Plugins oder Softwareprotokolle, die die einzelnen Teilstücke eines Workflows automatisiert ausführen.

Mit diesen Robotern lassen sich Arbeitsschritte automatisieren wie:

  • E-Mail senden
  • E-Mail Vorlage öffnen
  • Adresse kopieren
  • Dokument speichern
  • Template bzw. Vorlage ausfüllen
  • Berechnung durchführen
  • Akte anlegen

Die Kunst besteht nun darin, diese kleinen „Roboter“ entlang des eigenen Ablaufes so einzusetzen, dass der Workflow optimal unterstützt und automatisiert wird. Beispiele für interne Abläufe können z. B. das Erstellen, Prüfen, Senden, Unterschreiben und Speichern einer Geheimhaltungsvereinbarung oder eines Vertrages sein.

Beispiel: Freigabe einer NDA mit Legal RPA

Um anschaulicher zu gestalten, wie ein einfacher wiederkehrender Arbeitsprozess oder Workflow mit Legal RPA automatisiert werden kann, wird hier als Beispiel der Workflow bei der Freigabe einer NDA (non-disclosure agreement) oder Geheimhaltungsvereinbarung beschrieben:

  1. NDA erstellen
  2. NDA freigeben
  3. NDA unterzeichnen
  4. NDA speichern

Um RPA anzuwenden, muss der Ablauf digital vorliegen, ansonsten kann er nicht automatisiert werden. Die NDA wird dann in Microsoft Word automatisch erstellt. Zusätzlich werden die Daten der anderen Partei aus einem CRM (Customer-Relationship-Management-System) oder einer Excel-Tabelle kopiert und dann per E-Mail-Anhang an die freizugebende Person gesendet, um dann die rückläufige, freigegebene Version ebenfalls per E-Mail an den Empfänger zu versenden. Das Dokument würde in einem Ordner oder einer e-Akte, die zuvor dafür angelegt wurde, gespeichert – automatisch und digital.

Bringt Legal RPA im Kanzleiumfeld einen Mehrwert?

Den Trend zum Workflow und zur Automatisierung haben nicht nur Legal Startups und Legal Tech-Kanzleien für sich entdeckt. Längst haben Großkanzleien und Rechtsabteilungen das Potenzial der Automatisierung und der Rationalisierung erkannt. Legal RPA findet also schon heute Anwendung und spart einigen Playern am Markt viel Zeit und Geld, auch wenn hier nicht von Legal RPA, sondern eher von automatisierten Workflows und Prozessen die Rede ist. Legal RPA im anwaltlichen Umfeld bringt also schon heute einen Mehrwert. Die entscheidenden Fragen für Kanzleien sind eher: Arbeite ich schon in Workflows? Und wenn ja, mit welcher Software automatisiere ich diese?

Foto: Adobe Stock/momius