kundenfreundliche Kanzlei

Bereits zu Beginn meiner Selbstständigkeit war es mein Ziel, eine moderne und kundenfreundliche Kanzlei zu eröffnen. Moderne Kommunikationsmöglichkeiten, Videobesprechungen, effizientes Aktenmanagement, digitaler Dateienaustausch – und vor allem wollte ich keine Aktenstapel auf dem Schreibtisch mit einem Kalender, der vor händisch eingetragenen Wiedervorlagen strotzt.

Als Referendar haben sowohl ich als auch meine Kommilitonen und Kommilitoninnen erlebt, wie viele Kanzleien den technischen Wandel verschlafen haben. In einer solchen Kanzlei füllen selbst kleinste Mandate regelmäßig Aktenordner, da jede E-Mail ausgedruckt und mit Datumsstempel versehen abgeheftet wird. Ganze Kellerräume werden zur Aktenablage genutzt und ein Blick in die Büros verschafft nicht selten den Eindruck eines Aktenschranks mit Arbeitsmöglichkeit. Mandantenrückfragen werden im Kanzleiablauf als störend wahrgenommen, da selbst kleinste Nachfragen aufgrund fehlender digitaler Einsicht in den Mandatsvorgang einen hohen Aufwand für die Bürokräfte bedeutet.

Datenschutzfragen und IT-Voraussetzungen

Natürlich ist das auch unter den traditionell geführten Kanzleien ein Negativbeispiel. Jedoch wurde mir auch in Gesprächen mit Kanzleien, die zeitgemäßer arbeiten, berichtet, dass eine große Unsicherheit im Bereich des Datenschutzes herrscht und man sich daher an das Thema vollständige Digitalisierung („papierlose Kanzlei“) noch nicht herantraue. Im Extremfall führt diese Unsicherheit aber dazu, dass alle als relevant erachteten Dokumente ausgedruckt und in Akten abgeheftet werden. Termine werden ausschließlich in Präsenz in den Kanzleiräumlichkeiten angeboten. Der Austausch, auch von wichtigen Dokumenten, findet dagegen häufig unverschlüsselt per E-Mail statt.

Da ich bereits ab der Oberstufe auf dem Gymnasium im Bereich Webentwicklung selbstständig tätig war und später mit der Unterstützung von Firmen im Bereich Marketing und IT-Infrastruktur mein Jurastudium finanziert habe, verfügte ich über das notwendige Know-how, mich um die technische Umsetzung einer papierlosen Kanzlei und das notwendige Marketing selbst zu kümmern. Gerade zu Beginn der Selbstständigkeit wären dies Kostenfaktoren gewesen, die die Umsetzung unmöglich gemacht hätten. Zudem habe ich mich bereits im Studium für die Bereiche Urheber- und Medienrecht interessiert und in diesen meinen Schwerpunkt belegt. Dies half natürlich, die rechtlichen Rahmenbedingungen umzusetzen.

Welchen Mehrwehrt soll meine Kanzlei bieten?

In der Vorbereitung meiner Selbstständigkeit als Rechtsanwalt habe ich mir folgende Frage gestellt: Warum sollten Mandantinnen und Mandanten zu einem jungen Anwalt kommen, statt eine etablierte Kanzlei zu wählen? Anders gefragt:

Was kann ich Mandanten und Mandantinnen in meiner Kanzlei bieten, was mich von anderen abhebt?

Gerade als junger Mensch ist der Beginn der Anwaltstätigkeit nicht leicht. Alter schafft Vertrauen und Erfahrung obsiegt oftmals auf den ersten Blick gegenüber jungem Engagement. Das ist in anderen Bereichen, insbesondere der IT-Branche, häufig genau umgekehrt. Dort wird gerade den Jüngeren ein größeres IT-Verständnis unterstellt, da dieser Generation der Umgang mit den neuen Medien in die Wiege gelegt wurde.

Ich habe mich daher gezielt für ein modernes Auftreten entschieden und mich dafür an den wenigen Kanzleien orientiert, die bereits ein hohes Maß an Digitalisierung umsetzen. Daher habe ich von Beginn an auf die Nutzung sozialer Netzwerke in meinem Kanzleimarketing gesetzt und meiner Mandantschaft ermöglicht, Termine per Videokonferenz wahrzunehmen. Gerade Mandanten und Mandantinnen außerhalb der großen Städte nahmen dieses Angebot – nicht nur aufgrund der COVID-19-Pandemie – dankend an, da sie so die Fahrtzeit einsparen konnten.

Vorteile für meine Mandanten und Mandantinnen

Aber auch für Mandantinnen und Mandanten vor Ort bietet die Möglichkeit des virtuellen Mandantengesprächs Vorteile. Nicht jeder kann oder möchte sich unter der Woche freinehmen, um für ein halbstündiges Gespräch bei einem Anwalt oder einer Anwältin eine längere Fahrzeit auf sich zu nehmen. Die Videotelefonie bietet für beide Seiten Vorteile und eröffnet ein niedrigschwelliges Angebot, mit einem Anwalt oder einer Anwältin in Kontakt zu treten. Wenn meine Mandantinnen und Mandanten Mittagspause haben, sitze ich beispielsweise meist in Besprechungen.

Auch den sicheren Austausch digitaler Dokumente ermögliche ich über einen eigenen Server. Der Mandant oder die Mandantin kann dort einfach Dateien hochladen und der Server verschlüsselt alle Dokumente. Die dort gespeicherten Unterlagen werden direkt einem Mandat zugeordnet und können von mir problemlos in ein Anwaltsprogramm überführt werden. Dieser Übertragungsweg ist rechtssicher und ein Ausdrucken von bereits digitalen Dokumenten durch die Mandantin oder den Mandanten und erneutes Einscannen in der Kanzlei entfällt.

Über meine Website ermögliche ich es neuen Mandanten und Mandantinnen zudem, schnell und unkompliziert mit mir in Kontakt zu treten. Eine Antwort auf Rückfragen erfolgt in der Regel innerhalb weniger Stunden, da ich diese Anfragen schnell von unterwegs beantworten kann.

Vorteile für den Workflow in meiner Kanzlei

Die vollständige Digitalisierung aller Dokumente in meiner Kanzlei ermöglicht es mir problemlos, zwischen meinem Büro, dem Homeoffice oder auch dem Wartebereich vor einem Gerichtssaal als Arbeitsplatz zu wechseln.

Weiterhin helfen die gewählten Kommunikationsmethoden bei einer effizienten Mandatsbearbeitung. Neue Mandanten und Mandantinnen können ihre Stammdaten selbst, bereits vor der ersten Besprechung, digital eingeben. Die Daten werden dann unmittelbar im Anwaltsprogramm hinterlegt und es werden nur wenige Ergänzungen benötigt, um eine neue digitale Akte für das Mandat anzulegen. Dies führt zu einer großen Zeitersparnis im Arbeitsalltag – sowohl für den Rechtsanwalt als auch die Bürokräfte.

Mittels einer zeitgemäßen Anwaltssoftware sind E-Mails, beA und Digitalfax direkt in der Software abrufbar und Neueingänge werden der jeweiligen Akte schnell zugeordnet. Durch ein auf dem Server hinterlegtes, digitales beA-Zertifikat, ist das Lesegerät nicht mehr notwendig und ein Schreiben und Abrufen von beA-Nachrichten ist via Remote-Zugriff auch von unterwegs möglich.

Vor einem Gerichtstermin habe ich die Möglichkeit, mir alle relevanten Dokumente zu markieren und daraus direkt eine digitale Handakte zu exportieren. Diese kann dann via Cloud auf ein Tablet oder einen Laptop übertragen werden und ohne Internetverbindung im Gerichtssaal eingesehen werden. 

Probleme im Alltag: Mandantschaft, Behörden und Anwaltskollegen

Die größten Schwierigkeiten bei der Umsetzung eines vollständig papierlosen Büros liegen zum einen bei den Mandantinnen und Mandanten selbst und zum anderen an der immer noch schwachen Umsetzung der – technisch oftmals bereits möglichen – digitalen Übermittlung von Schriftsätzen und Dateien bei den Behörden oder Anwaltskolleginnen und -kollegen. 

Einige – primär ältere – Mandanten und Mandantinnen erwarten eine bekannte Arbeitsweise. Videogespräche werden mangels technischer Kompetenz oder verfügbarer Hardware abgelehnt oder bedürfen einer vorherigen Anleitung. Zudem vertraut man häufig stärker auf ein ausgedrucktes Dokument als auf eine digitalisierte Version desselben.

Von Rechtsschutzversicherern, Gerichten oder anderen Behörden erreichen mich regelmäßig Posteinwürfe oder auch Faxe. Aber selbst, wenn ich von Gerichten via beA angeschrieben werde, sind diese häufig nicht in der Lage, eine digitale Empfangsbestätigung einzuholen. Meist liegt diese als Anlage der beA-Nachricht bei, obwohl die Möglichkeit eines digitalen Empfangsbekenntnisses technisch besteht.

Aber auch von Anwaltskolleginnen und -kollegen werde ich immer wieder gebeten, Schriftsätze per Fax oder E-Mail zu übermitteln, da sie das beA nur ungern nutzen. Zu hoffen bleibt, dass sich dies mit der seit Beginn des Jahres geltenden aktiven Nutzungspflicht des beA sowohl bei den Behörden und Gerichten als auch den Kollegen und Kolleginnen ändert.

Fazit: Papierlose Arbeit spart Zeit, Energie und Ressourcen

Obwohl es diese Probleme gibt und sich die papierlose Kanzlei daher noch nicht in Gänze realisieren lässt, kann ich dennoch an alle Kolleginnen und Kollegen nur die Empfehlung aussprechen, sich mit den Möglichkeiten auseinanderzusetzen. Die Digitalisierung spart Zeit, Energie und Ressourcen. Es ermöglicht ein flexibleres Arbeiten und führt bei gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu einer höheren Mandantenzufriedenheit.

Gerade in der jüngeren Generation wird eine kundenfreundliche Kanzlei erwartet und die Annahme etablierter Kanzleien, dass Mandantinnen und Mandanten weiterhin bereit sind, für ein Anwaltsgespräch größere Unannehmlichkeiten in Kauf zu nehmen, wird sich als Trugschluss erweisen. Legal Tech-Unternehmen etablieren sich gerade deshalb erfolgreich beim Endkunden, da diese durch ein sehr niedrigschwelliges Angebot ermöglichen, Rechtsprobleme unkompliziert lösen zu lassen. Dem muss die traditionelle Anwaltskanzlei etwas entgegensetzen, wenn sie sich nicht selbst abschaffen will.

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Foto: Adobe Stock/©fotogestoeber