Open Source Kanzlei

Seit Anfang 2018 arbeite ich als Einzelanwalt in meiner Kanzlei ausschließlich mit Open Source-Programmen auf der Basis eines Linux-Notebooks. Wieso ich mich dazu entschieden habe, wie mir die Umstellung auf Open Source gelang und wie momentan meine Arbeitsabläufe aussehen, verrate ich Ihnen in diesem Beitrag.

Wie alles begann

Ich bin bereits seit „ewigen“ Zeiten Rechtsanwalt und kenne noch Schriftsätze mit Schreibmaschinen und Durchschlagpapier. Anfang der 90er-Jahre stellte ich meine Kanzlei auf EDV – Elektronische Datenverarbeitung, wie es damals noch hieß – um. Ungefähr ab diesem Zeitpunkt ließ ich die gesamte eingehende Post einscannen und legte mir eine klassische Kanzleisoftware, die Client-Server-basiert war, zu – damals noch unter Windows XP. Zu diesem Zeitpunkt konnte bzw. musste man Kanzleisoftware noch kaufen.

Irgendwann hatte ich kein Verständnis mehr für die in immer kürzeren Abständen „erforderlichen“ und kostenpflichtigen Updates und kündigte das entsprechende Abo. Dann aber kam die Änderung der Anwaltsvergütungsregeln von BRAGO zum RVG. Alles änderte sich: die Art der Berechnung der Anwaltskosten und die Gebührentatbestände. Also musste auch ein großes Release für meine Kanzleisoftware her. Es gelang mir mit viel Einsatz noch einmal eine Lizenz zu kaufen, anstelle sie zu lizenzieren. Auch mein Kanzleisoftware-Anbieter hatte inzwischen auf ein Lizenzmodel umgestellt.

Meine Kanzlei wurde kleiner und Anfang 2018 war ich allein in meiner Kanzlei. Nun musste ich mit der Kanzleisoftware von der Aktenanlage, der gesamten Korrespondenz bis zur Abrechnung und Zwangsvollstreckung, selbst arbeiten.

Probleme mit der Kanzleisoftware

Die Kanzleisoftware empfand ich als umständlich und unübersichtlich. Die Dateinamen waren kryptisch und ich konnte kein System erkennen. Wie sollte ich dann Dokumente im Rahmen des beA (besonderes elektronisches Anwaltspostfach) an meine Schriftsätze anhängen oder abspeichern? Es musste also eine Lösung her, die ich verstand und die mein Arbeiten unterstützte und mich nicht zwang, mich der Struktur der Kanzleisoftware zu unterwerfen. Außerdem sah ich nicht ein, jeden Monat Lizenzgebühren zu zahlen – egal ob pro Akte oder pro Arbeitsplatz. Und inzwischen gab es ja das Internet mit schier unendlichen Möglichkeiten.

Die Umstellung auf Open Source

In einer Nacht-und-Nebelaktion zum Jahreswechsel 2017/18 stellte ich mein gesamtes Kanzleisystem um: auf 99,9 Prozent Open Source. Legal und kostenlos. (Die restlichen 0,1 Prozent waren eine optimale Scannersoftware, für die ich einmalig 60 Euro zahlte und für die ich immer kostenlose Updates bekomme).

Es stellten sich dabei folgende Probleme:

1. Was mache ich mit meinen bereits vorhandenen Daten in meinem alten Programm?

Das alte Programm lief noch unter Windows XP – ich hatte mich standhaft geweigert, irgendeinen Releasewechsel zu machen. Die Lösung lautete VirtualBox: Alle Daten, Programm etc. meines alten Servers wurden in eine einzige Datei gepackt und immer wenn ich diese Datei mittels des entsprechenden Programms aufrufe, habe ich meinen alten Server – komplett, lauffähig mit allen alten dort installierten Programmen – auf meinem Bildschirm in einem Fenster. In diesem kann ich so arbeiten wie all die Jahre davor – für den alten Datenstamm. Und das Beste: Es kostet nichts und läuft auf allen möglichen Betriebssystemen.

2. Welches Betriebssystem sollte meine zukünftige Basis sein?

Klar Linux. Aber das Linux gibt es nicht. Es gibt verschiedene Linux-Distributionen. Am Anfang entschied ich mich für Linux Mint, wegen einer gewissen Ähnlichkeit im Aussehen mit Windows. Ich wechselte aber schnell zu Xubuntu. Dessen Anforderungen an die Hardware sind überschaubar – und ich wollte mein altes Notebook der Marke Panasonic, das ein speziell gegen Stoß und Feuchtigkeit geschütztes Gehäuse hat und das ich auf allen Motorradtouren und Urlauben dabei hatte, weiterhin nutzen. Auf diesem Notebook läuft auch meine gesamte persönliche Kommunikation.

3. Welche Alternative gibt es zu Microsoft Office?

Die Wahl fiel auf LibreOffice. Es handelt sich hierbei um ein Büropaket, das kompatibel mit Microsoft Office ist. Es kann also alle Dateiformate von Microsoft Office-Dateien lesen und schreiben.

Meine Arbeitsabläufe

Für alle, denen das noch zu abstrakt ist, gebe ich nachfolgend einen Einblick in meine Arbeitsabläufe: 

Mein Notebook ist mein Büro

Das Rückgrat meiner mobilen Kanzlei ist mein Notebook. Mobile Kanzlei nenne ich es deshalb, weil alles an Daten – Kalender, Wiedervorlagen, Mails, Postein- und ausgang, Kommunikation über das beA etc. – sich auf diesem Notebook befindet. Mein Notebook ist mein Büro. Dieses Büro habe ich in jedem Café und bei jedem Gerichtstermin dabei. Natürlich mache ich jeden Abend eine 1:1 Sicherheitskopie auf ein identisches Notebook und eine separate Datensicherung auf eine externe Festplatte, verschlüsselt und zeitsparend mit einer inkrementellen Datensicherung.

Posteingang

Die Briefpost wird eingescannt und im entsprechenden Unterverzeichnis (= alte Hängeakte) abgelegt.

Jede Akte hat auf meiner Festplatte im Unterverzeichnis KANZLEI (= alter Hängeregisterschrank) bei mir ein eigenes Unterverzeichnis (= alte Hängeakte) mit Kurzbezeichnung der Akte und dessen Aktenzeichen.

Neue Aktenzeichen trage ich in einer (Excel-)Aktenbestands-Tabelle fortlaufend ein. Dort habe ich die Möglichkeit, alle Arten weiterer Angaben einzutragen. Ich kann diese Ergänzungen auch jederzeit ändern, erweitern, löschen oder farbig markieren.

In jedem Unterverzeichnis (=alte Hängeakte) gibt es eine Übersichtstabelle (= altes Aktendeckblatt), in der alle Informationen zur Akte, Eingang, Datum, Inhalt etc. und ein Hyperlink eingetragen werden. Mit diesem Hyperlink kann ich durch Anklicken das konkrete Dokument aus meiner Tabelle heraus direkt aufrufen, egal in welchem Format und egal, wo es abgelegt ist.

Das Gleiche gilt auch für elektronische Post, die mittels beA oder E-Mail eintrifft. Faxe kommen bei mir nur elektronisch an, d. h. ich kann so alles direkt in mein entsprechendes Unterverzeichnis (= alte Hängeakte) und Übersichtstabelle (= Aktendeckblatt) einbinden.

Korrespondenz

Alle meine Mandanten und Mandantinnen bitte ich um Zustimmung zur Kommunikation via E-Mail. Ich biete allen eine verschlüsselte Übersendung an. Aktuell kommuniziere ich so mit 99,7 Prozent meiner Mandanten und Mandantinnen. Bei den restlichen 0,3 Prozent – und nur, wenn es sich nicht verhindern lässt – verwende ich einen Dienst meines privaten Postanbieters: Ich schicke ihm die Schreiben und Anlagen als Mails. Er druckt sie aus und verschickt sie selbständig als Papierpost. Mein Anbieter möchte diesen Dienst künftig auch für Einschreiben-mit-Rückschein-Schreiben anbieten. Ich kann also von überall aus meinem mobilen Büro klassische Papierpost ohne Ausdrucken, Umschlag und Briefmarke verschicken. Ich brauche nur Internet. Selbstverständlich erhalten meine Mandanten und Mandantinnen von allen ein- und ausgehenden Schreiben meiner Kanzlei per E-Mail – ggf. mit Anmerkungen, Hinweisen etc. – eine Kopie. In Echtzeit.

Mit Kollegen, Gerichten und vielen Behörden kommuniziere ich mittels beA. Versicherungen etc. bekommen von mir Faxe, die ich allerdings elektronisch zu einem sogenannten Fax-Server schicke. Ich brauche also weder ein Faxgerät für den Empfang noch für das Verschicken.

Kostenrechnung

Dazu verwende ich im Internet frei verfügbare Rechner, z. B. diesen Prozesskostenrechner. Es gibt solche auch für Prozess- bzw. Verfahrenskostenhilfe.

Wiedervorlagen/Fristen

Diese führe ich als Teil meines E-Mail-Programmes, z. B. mit dem Thunderbird – Lightning-Kalender.

Telefonieren

Ich nutze IP-Telefonie. Damit kann ich aus meinem mobilen Büro von überall auf der Welt mit meiner lokalen Nummer telefonieren und unter dieser auch erreicht werden.

Fazit: Alle Daten in eigener Hand

Mit diesem Beitrag habe ich Ihnen einen ersten Einblick in meine Arbeitsweise ohne Microsoft und/oder Apple mittels Open Source-Software geben wollen. Nebenbei habe ich noch mein mobiles Büro beschrieben. Verschweigen will ich auf keinen Fall, dass ein gewisses Know-how und Erfahrung für einen solchen Umstieg erforderlich sind. Für mich persönlich hat es sich auf alle Fälle gelohnt! Ich spare Geld, bin im wahrsten Sinne des Wortes „mein eigener Herr“ und habe meine Daten – immer – in eigener Hand. 

Foto: Adobe Stock/©Niall

Mit unserem Legal Tech-Newsletter bleiben Sie immer auf dem Laufenden!

Abonnieren und einmal im Monat unsere neusten Beiträge per Mail erhalten.