Repetitive Aufgaben reduzieren, Verträge mit wenigen Klicks erstellen und online unterzeichnen: Dokumenten- und Vertragserstellung sorgt im besten Fall für mehr Effizienz im Arbeitsalltag von Anwältinnen und Anwälten. Doch wie ist das konkret umsetzbar? Christian Grohganz, Geschäftsführer des Tech-Unternehmens weltfern, stellt im Interview das Vertragserstellungstool Clever Contracts vor. Er erklärt, wie genau Clever Contracts den Arbeitsalltag von Juristen und Juristinnen vereinfachen kann und was das Tool besonders macht. Zusätzlich gibt er einen Ausblick, wie sich die Dokumentenerstellung mithilfe von KI in Zukunft entwickeln wird.
Lieber Herr Grohganz, wie genau funktioniert Clever Contracts?
Ganz einfach heruntergebrochen – man kann Verträge erstellen. Natürlich gilt das nicht nur für Verträge, sondern für alle Dokumente oder Formulare, die man „clever“ bearbeiten möchte. Ob im Team, also in Zusammenarbeit mit mehreren Personen z. B. in einer Abteilung oder einer Kanzlei – oder für den individuellen Gebrauch. Dazu wählt man aus einer Liste aller verfügbaren Verträge einen Vertrag aus oder importiert unkompliziert seine eigenen, bereits erstellten Verträge. Somit kann man sich leicht in der Dashboard-Übersicht übersichtliche digitale Akten erstellen – angepasst an Kunden und Kundinnen, Unternehmen oder Rechtsverläufe.
Der Sinn von Clever Contracts ist, dass die Vertragserstellung und Verwaltung so einfach und optimiert wird, dass sie ein Kinderspiel in der täglichen Arbeit wird. So können die Verträge auch direkt verschickt werden und/oder online unterschrieben werden. Das bringt eine enorme Zeitersparnis und eine einfache Digitalisierung von Dokumenten.
Dabei gibt es sowohl eine Online- wie eine lokale Software-Version. Online kann dies anhand des GbR-Vertrages komplett kostenlos hier ausprobiert werden.
Es gibt inzwischen eine Reihe an Tools für die automatische Dokumentenerstellung auf dem Legal Tech-Markt. Inwieweit unterscheidet sich Clever Contracts von anderen Anbietern? Was sind die Alleinstellungsmerkmale?
Was an Clever Contracts besonders ist, ist, dass wir eigentlich aus dem Bereich der Hightech-Softwareentwicklung kommen – neben Legal Tech entwickeln wir in den Sektoren Künstliche Intelligenz, 3D, Augmented Reality und Virtual Reality – vor allem bekannt unter dem Begriff Metaverse.
Dabei kommen unsere Next-Tech-Erfahrungen mit dem juristischen Fachwissen zusammen – nicht zuletzt wollen wir somit die Software nicht nur technisch auf dem innovativsten Stand entwickeln, sondern auch die Nutzung für den User optimieren. Vor allem auch der UX/UI Bereich sollte so durchdacht sein, dass das System zur Vertragserstellung fast schon kinderleicht zu bedienen ist.
Insbesondere in den letzten Jahren hat unser Arbeitsleben massivere Umbrüche erlebt – wohl mehr als in den Jahrzehnten davor. So ist es dank Homeoffice oder mobilem Arbeiten mittlerweile selbstverständlich, dass wir mit mehreren Devices arbeiten – ob mit PC, Tablet oder Smartphone. Diese verschiedenen Stufen der Bedürfnisse des Workflows sollte auch eine Legal Tech-Software wiedergeben können.
Dazu gehört selbstverständlich, dass man das Portal online oder lokal nutzen kann. Ein großes Unternehmen hat andere Anforderungsbedürfnisse als beispielsweise eine kleinere Kanzlei. Geheimnisträger wie Notare und Notarinnen oder Steuerberater und Steuerberaterinnen arbeiten aufgrund des Datenschutzes nur in einem lokalen Netzwerk, während der Endverbraucher wiederum vor allem eine Vertragsdatenbank mit allen möglichen vorgefertigten Verträgen und Formularen für den Rechtsverkehr benötigt. Mit all diesen Facetten wollten wir mit Clever Contracts den Nutzern und Nutzerinnen eine Lösung bieten.
Wer ist die Zielgruppe von Clever Contracts?
Im Prinzip kann jeder von Clever Contracts profitieren, der regelmäßig mit Verträgen zu tun hat. Das können Immobilienmakler, Personen in der öffentlichen Verwaltung, Personalvermittler, Berater und Beraterinnen oder ganz einfach Personen sein, die täglich oder zumindest häufig mit Verträgen, Formularen oder beispielsweise Anträgen zu tun haben.
Was wir bei der Entwicklung im Kopf hatten, waren die Juristen und Juristinnen in Unternehmen, die mit einer Vielzahl von Verträgen zu tun haben. Dem sind natürlich auch meine eigenen Erfahrungen aus der (IT-) Anwaltsbranche oder bei öffentlich-rechtlichen Sendeanstalten geschuldet.
Vor allem haben wir in der Entwicklung aber von Anfang an mit Leuten aus der Praxis gearbeitet – hier sei an der Stelle auch noch einmal ein großer Dank an Dr. Eva Vonau gesagt. Denn wenn man Software entwickelt, dann ist es am besten, dies im Zusammenhang mit den Praxisanwendern zu machen, da diese wissen, welche Bedürfnisse sie im Berufsalltag haben. Ohne Feedback von außen programmiert man an den Bedürfnissen der Nutzer und Nutzerinnen vorbei.
Entwicklung ist auch ein laufender Prozess – deshalb bieten wir ausgewählten Kunden und Kundinnen an, Versionen anzupassen bzw. individuell zu gestalten. Insbesondere bei Unternehmen ist das sinnvoll. Clever Contracts soll die individuell optimale Legal Tech-Software für jede Branche werden.
Wie können besonders Anwältinnen und Anwälte von Clever Contracts in ihrem Arbeitsalltag profitieren?
Wir wollen mit Clever Contracts einen Schritt zur Kanzlei 2.0 beitragen – und schlicht und einfach die Qualität des rechtlichen Tagesgeschäftes verbessern und den juristischen Alltag erleichtern. Als Kanzlei bietet man sowieso schon das beste Know-how, da muss man nichts verbessern – aber wie kann man z. B. die Mandantschaft noch mehr mitnehmen? Indem man den Mandant oder die Mandantin unkompliziert digital einbinden kann. Es ist somit die Verbindung aus Individualisierung und Automatisierung, von der insbesondere Juristinnen und Juristen profitieren.
Erschreckend ist auch, dass viele Kanzleien immer noch mit Methoden aus den 2000ern arbeiten – und das in Zeiten des oben erwähnten Metaverse. Überhaupt scheint es oft noch die Extreme zu geben: Entweder man nutzt „Komplettsysteme”, die nicht direkt an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden können – oder man arbeitet eben ganz simpel mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Word.
Aber nicht nur kleine oder mittlere Kanzleien sind von diesem Phänomen betroffen. Wir wollen natürlich auch ganz besonders Unternehmen mit mehreren Abteilungen oder große Kanzleien mit mehreren Teams mit ins „digitale Boot“ nehmen.
Die Digitalisierung in der Rechtsbranche schreitet immer weiter voran – wie schätzen Sie hier das Thema automatische Dokumentenerstellung ein? Wird es in ein paar Jahren Normalität sein, auch komplexere Verträge und Dokumente mit nur wenigen Klicks zu erstellen?
Ich würde sogar so weit gehen, dass wir in ein paar Jahren nicht einmal mehr Klicks brauchen, um Verträge zu erstellen. Wie viele Jahre das sind, kann ich nicht sagen, aber wir arbeiten daran, dass unsere KI die Verträge eigenständig erstellen kann. Dann sind wir wirklich am Ziel angelangt, dass „Contracts“ echt „clever“ sind.
Der nächste Schritt im Rollout wird sein, dass aktuelle Gerichtsurteile und rechtliche Entscheidungen in die Vertragserstellung einfließen. In den gleichen Entwicklungsstufen wird es eine Art Autokorrektur geben, die rechtliche Fehler oder auch „Schwachstellen“ erkennt und den Verfasser oder die Verfasserin automatisch darauf hinweist. Irgendwann wird es dann so sein, dass Clever Contracts aus den bisherigen, ob selbst verfassten oder importierten, Verträgen des Users lernt und diese komplett eigenständig erstellen kann.
Momentan arbeiten wir daran, erstellte Verträge in das System zu speisen um damit eine starke KI zu schaffen. Dafür kooperieren wir auch an einem Forschungsprojekt mit einer deutschen Universität.
In meiner Eigenschaft als Speaker habe ich schon einige Vorträge über KI gehalten und wie diese unser Gesellschafts- und vor allem Arbeitssystem tiefgreifend verändern wird. Dabei gehe ich – neben einigen anderen Berufen – auch auf den Beruf der Rechtsanwälte ein. Denn wenn optimierte Software repetitive Aufgaben übernehmen kann, dann gilt das natürlich auch für wiederkehrende Aufgaben wie Verträge, die dann nicht mehr manuell von Menschen erstellt werden müssen. Wenn man das weiterdenkt, dann entfallen diese Aufgaben natürlich zum großen Teil in der täglichen Arbeit.
Das Gute daran ist, dass die KI dafür sorgen wird, dass wir uns auf das fokussieren können, was den Menschen am meisten ausmacht: Kreativität, neue geistige Wege finden und vor allem Problemlösungen für komplexe Sachverhalte finden. Das gilt selbstverständlich insbesondere für Juristen und Juristinnen.
Dass die Digitalisierung auch die Rechtsbranche umkrempelt, ist im juristischen Alltag spürbar geworden. Die Frage ist, wie jeder Jurist bzw. jede Juristin den für sich besten Vorteil daraus ziehen kann. Da wollen wir ansetzen und unterstützen.
Bild: Clever Contracts
Christian Grohganz ist Geschäftsführer des Tech-Unternehmens weltfern. Als Experte für Legal Tech bringt der Jurist digitale Innovation und Rechtswesen zusammen. Er ist u. a. Vortragsredner und war für Rechtsportale wie LTO journalistisch tätig.
