Gemeinsames Legal Tech-Projekt: LTLC, LHR Rechtsanwälte und legal-tech.de suchen gemeinsam nach Lösung für ein Alltagsproblem

Von Bettina Taylor

Am 20. Mai trafen sich das Legal Tech Lab Cologne (LTLC), die Kölner Kanzlei Lampmann, Haberkamm, Rosenbaum (LHR) und legal-tech.de, um einen weiteren Schritt zur Weiterentwicklung eines Legal Tech-Tools zu machen – diesmal in den Kanzleiräumen von LHR. Dabei wurde schnell klar, wie wichtig lösungsorientiertes Denken bei der Entwicklung eines solchen Tools ist.

Beim zweiten Treffen des LTLC, LHR und legal-tech.de ging es den sieben Anwesenden vor allem darum, die Prozesse bei LHR, in der aktuell neun Anwält*Innen tätig sind,  kennenzulernen und die beim ersten Treffen besprochenen Ideen zu konkretisieren. Als Birgit Rosenbaum, Partnerin bei LHR-Rechtsanwälte, ein seit Jahren bestehendes Problem der Kanzlei schilderte, kristallisierte sich die Richtung des gemeinsamen Projekts schnell heraus: In den etwa 15 Jahren Kanzleigeschichte hat sich auf dem Server ein „Schatz“ von zigtausend Word-Dokumenten angesammelt. Wie kann man diesen für andere Kolleginnen und Kollegen nutzbar machen? Dafür sucht LHR  eine technische Lösung.

Internes Wissen mit Legal Tech nutzen

„Oft sitzt man zusammen beim Mittagessen und fragt den Kollegen oder die Kollegin: ‚Du hattest doch auch mal so einen ähnlichen Fall, oder? Was war das noch mal? ‘ “ Meist ist es dann reine Glückssache, ob sich der oder die Befragte/r erinnert. Dabei könnten ähnliche Argumentationsstrukturen oder Formulierungen innerhalb eines Schriftsatzes eine hilfreiche Stütze für den eigenen aktuellen Rechtsfall sein. „Ideal wäre es, wenn man eine Art Suchinstrument hätte, mit dem man die für den eigenen Fall nutzbaren Dokumente auffindbar machen könnte – ein bisschen wie bei beck-online“, erklärte Rosenbaum. Wer jedoch nicht den Namen der an dem Fall beteiligten Parteien kennt, der oft Jahre zurückliegt, ist nahezu aufgeschmissen. Denn die Benennung der Akten setzt sich aus dem Namen der Partei und dem Aktenzeichen zusammen. Eine weitere Problematik: Weil LHR als Anwaltsboutique sich ausschließlich mit Marken-, Patentrecht, Gewerblichen Rechtsschutz sowie Medien- und Urheberrecht auseinandersetzt, lässt sich eine solche Suche nur schwer umsetzen. Schließlich sind die Begriffe, die in den Dokumenten vorkommen, zu oft gleich oder ähnlich. Wie lassen sich die unterschiedlichen Schriftsätze dennoch voneinander differenzieren und die Suche effizient gestalten?

System muss dem Kanzleialltag standhalten

Um das eigene Wissen für andere Anwälte nutzbar zu machen, hatten die Mitarbeiter/innen von LHR schon einiges probiert. Bei allen Versuchen, die eigenen in Word vorliegenden Dokumente zu kategorisieren, konnte man bisher kein effizientes System finden, an das sich alle im stressigen Kanzleialltag dauerhaft halten können: Dokumente mit Schlagworten benennen, der Einsatz der Anwaltssoftware oder eine Sortierung nach Ordnern waren nur ein paar der vielen „gescheiterten“ Systeme. Die Kategorisierung der Dokumente dem Sekretariat zu überlassen war auf Dauer ebenso erfolglos: „Wenn ich als Anwältin die Verschlagwortung meines Anwaltskollegen nicht verstehe, wie dann jemand, der kein Jurist ist? “, so Rosenbaum. LHR ist sicherlich nicht die einzige mittelständische Kanzlei mit diesem Problem. Da jede/r Anwalt/in seine/ihre Ordnung hat, ist das eigene Wissen selten für Kolleg/innen nutz- oder auffindbar.

Datenberge mit Schlagworten ordnen

Für die vier Mitglieder des LTLC war schnell klar, dass zunächst eine grobe Klassifizierung der Dokumente notwendig sei, um ansatzweise Struktur in den Datenberg zu bekommen. „Vielleicht könnten Sie mit Ihrem Team zunächst einmal Schlagworte brainstormen, die für die unterschiedlichen Rechtsgebiete, die Sie in der Kanzlei bearbeiten, geeignet sind“, schlug Ferdinand Wegener, Vorstandsmitglied des LTLC, vor. Wer Dokumente digital auffindbar machen und sortieren will, braucht Daten, mit denen sie sich zuordnen und kategorisieren lassen. Die unterschiedlichen „Task Forces“, aus denen sich das LTLC organisiert hat, braucht auch Muster für die Schriftsätze, um sich in die Struktur der Dokumente einarbeiten zu können. Erst dann könne man einschätzen, wie diese sich digital abbilden lässt.

Technische Machbarkeit prüfen

legal-tech.de steuerte sein universales Wissen rund um Legal Tech-Tools bei. Um ein Tool zu finden, mit der das Suchinstrument für LHR entwickelt werden kann, wiesen die legal-tech.de-Redakteurinnen auf die Fachinfo-Broschüre „Legal Tech 2019:  100 Angebote für Rechtsanwälte“ hin. Darin wird eine ganze Bandbreite an Lösungen vorgestellt. Die nächste Herausforderung, vor dem das Projekt steht, wird sein, die technische Machbarkeit zu prüfen. Hierfür arbeitet das LTLC daran, sich Verstärkung von IT-versierten Studierenden zu holen.

Legal Tech lebt von Problemlösungskompetenz

Die Fragestellungen, die sich im zweiten Treffen für das Projekt ergaben, zeigten eindeutig: Bei Legal Tech geht es vor allem um den praktischen Bezug und eine problemlösungsorientierte Denkweise. Wer sich immer wieder von neuem fragt, wie IT zu mehr Effizienz in der Kanzlei verhelfen kann und sich Prozesse standardisieren lassen, wird langfristig von Legal Tech profitieren.

Das LTLC wird nun für das nächste Treffen Informationen zur technischen Machbarkeit einholen. LHR dagegen setzt sich daran, passende Suchbegriffe zur Klassifizierung zu entwickeln und den Studierenden einen Muster-Schriftsatz zur Verfügung zu stellen.

Wir sind gespannt auf die nächsten Schritte und werden Sie auf dem Laufenden halten!

→ Es werden immer noch IT-ler gesucht, die Lust haben, beim Lab mitzumachen. Interessenten können sich unter ls-rostalski@uni-koeln.de an Frau Prof. Dr. Dr. Rostalski wenden.

Foto: FFI-Verlag