Externer Telefonservice im Selbsttest – Das sind unsere Erfahrungen

Von FFI-Verlag

Die Personalkosten für ein durchgehend besetztes Sekretariat sind besonders für junge Kanzleien oft nicht zu stemmen. Dennoch möchte man insbesondere frisch gewonnenen Mandanten vermitteln, dass man für Fragen und Anliegen immer zur Verfügung steht. Ein externes Sekretariat, wie ebuero es anbietet, kann hier eine Lösung sein. Wir haben den Anbieter in einem Selbsttest auf Herz und Nieren geprüft – hier unser Erfahrungsbericht.

Die Prinzip von ebuero: Telefonservice extern

ebuero ist ein externes Sekretariat, auf das man sein Telefon bei Abwesenheit flexibel umstellen/weiterleiten kann. ebuero meldet sich mit dem Firmennamen der Kanzlei, nimmt den Anruf mit Namen und Telefonnummer auf und schickt eine E-Mail mit den aufgenommenen Daten an den Abwesenden. So geht kein Anruf verloren. Man kann seine „Anrufe in Abwesenheit“ übersichtlich abarbeiten.

Flexible Einsatzmöglichkeiten auch außerhalb des Kanzleibetriebs

Wer Wert darauf legt, dass immer jemand ans Telefon geht, wenn ein Mandant anruft, wird von ebuero profitieren. Mit einer solchen durchgehenden Erreichbarkeit zeigen sich Kanzleien als service-bewusste Rechtsberater, denen das Anliegen ihrer Mandanten wichtig ist. ebuero ist jederzeit flexibel und auch außerhalb gängiger Bürozeiten einsetzbar. Auch in Urlaubszeiten oder arbeitsintensiven Phasen kann das externe Sekretariat eine Entlastung sein.

ebuero eignet sich besonders für akquise- und service-freudige Kanzleien

Das Angebot von ebuero richtet sich an unterschiedliche Kanzleigruppen. Nicht nur, wer häufig angerufen wird, könnte von dem Dienst profitieren. Auch für Anwältinnen und Anwälte, die Personalkosten einsparen müssen oder häufig unterwegs sind, könnte der Dienst interessant sein. Insbesondere Rechtsbereiche, bei denen der rege Austausch mit Mandanten wichtig ist – wie Familien-, Sozial- oder Strafrecht, machen einen guten Eindruck, wenn in der Kanzlei immer jemand „ans Telefon geht“. In der Anfangszeit einer Kanzleigründung, wenn die Mandantenakquise gerade in einer „heißen Phase“ ist, kann die Erreichbarkeit außerdem ausschlaggebend dafür sein, ob man mit einem Mandat aufgenommen wird oder nicht. Ein externes Sekretariat kann daher dabei helfen, das unternehmerische Potenzial voll auszuschöpfen.

Unsere Erfahrungen

Nachteile: Wenig Support und keine inhaltliche Betreuung

• Der ebuero-Support rief während unserer Testphase nicht immer zurück, wenn man eine Frage zur Einrichtung hatte. Ein Anliegen sofort zu klären, war oft nicht möglich, da die Support-Mitarbeiter „gerade nicht erreichbar“ waren.
• Ansprechpartner am Telefon verstehen die Namen des Anrufers manchmal falsch bzw. das Anliegen nicht richtig. Hier kam es gelegentlich zu fehlerhaften Übermittlungen.
• Die Ansprechpartner wechseln. Deswegen nehmen unterschiedliche Personen die Anrufe entgegen. Auf unsere Nachfrage wurde uns versichert, dass nach Möglichkeit pro Kunde feste, kleine Teams gebildet werden.
• Die Rufnummer des Anrufers wurde nicht immer übermittelt, sodass ein Rückruf teilweise nicht möglich war. Zum Teil wurde nur die eigene Nummer übermittelt, von der der Anruf an ebuero weitergeleitet wurde.

Vorteile: Immer erreichbar und einfache Einrichtung

• Die Erreichbarkeit lag während unseres Testzeitraums bei 100 %.
• Auf eine persönliche Ansprache reagieren die Anrufer besser als auf einen Anrufbeantworter, auf dem dann häufig keine Nachricht hinterlassen wird.
• Die technische Umstellung war durch das einfache Drücken der Weiterleitungstaste unkompliziert.
• Die Ansprechpartner waren stets freundlich.

Fazit: Die persönliche Alternative zum Anrufbeantworter

Wer nicht den Anrufbeantworter nutzen möchte, sondern Wert auf eine durchgängige, persönliche Entgegennahme von Anrufen legt, ist bei ebuero gut aufgehoben. Fragen über den sachlichen Inhalt eines Anrufers können aber nicht beantwortet werden.

Foto: Adobe Stock/Antonioguillem