Die Einführung der elektronischen Akte beim Landgericht Köln in Zivilverfahren

Von Dr. Eike Wiemer Dr. Christian Schlicht

Am 7. September 2020 wurde die elektronische Akte beim Landgericht Köln eingeführt. Mittlerweile arbeiten insgesamt 16 Kammern in allen Neuverfahren mit der eAkte. In diesem Jahr sollen die verbleibenden 24 Zivilkammern und elf Kammern für Handelssachen folgen. Dr. Eike Wiemer ist der für das Projekt verantwortliche IT-Dezernent, Dr. Christian Schlicht sein Stellvertreter. Sie berichten in einem zweiteiligen Artikel über die Vorbereitungen und den erfolgreichen Start.

Zum zweiten Teil "Die Arbeit mit der E-Akte am LG Köln"

Langfristige Planung

Für das Landgericht Köln als größtes Landgericht Nordrhein-Westfalens stellte die Einführung der eAkte eine besondere Herausforderung dar. Ein erheblicher Teil des Dienstbetriebes – von der Posteingangsbearbeitung bis zur Aktenabgabe – musste neu organisiert werden. Zudem müssen 135 ZivilrichterInnen und über 100 Servicekräfte, RechtspflegerInnen und Kostenbeamte geschult werden, um den sicheren Umgang mit der eAkte sowie die neuen Arbeitsabläufe zu erlernen. Die größte Herausforderung bestand darin, die möglichen Problemfelder ohne eigene praktische Erfahrung mit der eAkte bestmöglich und umfassend zu antizipieren. Dabei war und ist oberstes Ziel, den Dienstbetrieb im Interesse der rechtsuchenden Bürgerinnen und Bürger auf keinen Fall zu beeinträchtigen.

Die ersten Vorbereitungen begannen daher bereits Mitte 2018, kurz nachdem der elektronische Rechtsverkehr zu Jahresbeginn eröffnet worden war. Seitdem können Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte Schriftsätze über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) bei Gericht einreichen. Dieser Fortschritt hatte nur einen Haken: Die elektronisch eingegangenen Schriftsätze mussten bei Gericht mit eigens hierfür angeschafften Großdruckern ausgedruckt werden. So war allen Beteiligten klar, dass der Rollout der eAkte möglichst schnell vorangetrieben werden sollte. Denn erst mit der eAkte entfaltet sich das volle Potential des elektronischen Versands. Mit der eAkte ist es nicht nur möglich, elektronische Eingänge entgegenzunehmen, sondern auch elektronisch zu verarbeiten und zu versenden.

Kein Rollout ohne Rollout-Team

Schnell kam die Idee auf, für das „Projekt eAkte“ ein „Rollout-Team“ zu gründen. Denn die Einführung betrifft sämtliche Dienstzweige des Gerichts, und die Erfahrungen aus früheren IT-Projekten beim Landgericht Köln haben gezeigt, dass die besten Ergebnisse nur in Kooperation aller Dienstzweige erzielt werden können. Zudem wurden durch den Präsidenten, das Präsidium und die Geschäftsleitung des Landgerichts zum einen mehrere Richterinnen und Richter teilweise von ihren richterlichen Aufgaben freigestellt, um im Rollout-Team und bei Schulungen mitzuwirken, zum anderen wurde die IT-Abteilung für die Einführung der elektronischen Akte personell verstärkt.

Das Rollout-Team erfuhr von Seiten der IT-Abteilung des Oberlandesgerichts, mit der sämtliche Planungen stets eng abgestimmt wurden, wertvolle Unterstützung. Egal, ob es um Schulungen, organisatorische Abläufe oder die Anschaffung von Hardware ging – für jeden Bereich gab und gibt es einen jederzeit hilfsbereiten Ansprechpartner. Auch der IT-Dienstleister der Justiz (ITD) war und ist in vielfältiger Weise in das Projekt eingebunden. Kurze Wege und persönlicher Kontakt stellten sich schnell als unentbehrlich für eine effiziente Zusammenarbeit heraus.

Konzept

Aufgrund der Größe des Landgerichts und der Vielzahl zu schulender MitarbeiterInnen erschien es von Anfang an ausgeschlossen, sämtliche 51 Zivilkammern und Kammern für Handelssachen auf einmal in die eAkte zu überführen. In Abstimmung mit dem Oberlandesgericht wurde daher ein Konzept entwickelt, das mehrere Rollout-Phasen vorsah. In diesen Phasen sollen – beginnend mit dem 7. September 2020 – über einen Zeitraum von rund neun Monaten sukzessive sämtliche Kammern mit der Arbeit in der eAkte beginnen. Dabei gilt die sog. Stichtagsregelung: Verfahren, die mit Papieraktenführung angelegt wurden, werden bis zum rechtskräftigen Abschluss der Instanz in Papierform fortgeführt. Nur Neuverfahren werden ausschließlich elektronisch geführt. So ist ein sanfter Übergang gewährleistet und eine Überforderung bei der Digitalisierung von Papierakten wird vermieden. In den jeweiligen Dezernaten werden nach bisheriger Erfahrung nach ca. drei Monaten etwa 30 Prozent der Verfahren elektronisch geführt.

Die „Big Five der eAkte“

Die Projektaufgaben lassen sich grob in fünf Bereiche untergliedern: (1) Hardware, (2) Software, (3) Schulung und Support, (4) Scannen und (5) Dienstanweisungen – die „Big Five“ der eAkte.

1. Hardware

Die Serviceeinheiten und RichterInnen wurden im Zuge der Einführung der eAkte NRW-weit mit neuer Hardware ausgestattet. Alle Anwender verfügen jetzt über zwei 24 Zoll-Bildschirme am Büroarbeitsplatz, um z. B. auf dem einen Monitor bequem in der eAkte lesen und zugleich auf dem anderen in Word einen Beschluss abfassen zu können. Alle RichterInnen und viele RechtspflegerInnen haben mobile Endgeräte für das Remote-Office erhalten. In einem „Showroom“ konnten sie zwischen einem Laptop, einem Convertible oder einem Tablet-PC wählen. Sowohl im Gericht als auch zu Hause verfügen RichterInnen und RechtspflegerInnen über Lesegeräte für ihre Signaturkarten. So können Entscheidungen überall erstellt, zum Bestandteil der eAkte gemacht und rechtsgültig qualifiziert elektronisch signiert werden.

Daneben wurden die Sitzungssäle für die Verhandlung mit der eAkte ausgestattet. Die Säle verfügen über einen Mini-PC für den Vorsitzenden, der sich mit seiner dienstlichen Kennung wie im Büro einwählen und damit auf alle eAkten, Voten, Urteilssammlungen, Datenbanken etc. von der Richterbank aus zugreifen kann. Der Vorsitzende verfügt darüber hinaus über einen neigbaren Touch-Monitor. Die BeisitzerInnen können ihre mobilen Geräte ebenfalls an der Richterbank über dort verfügbare LAN- und Stromkabel anschließen und ihr persönliches Dienstprofil öffnen.

Die Verhandlungssäle verfügen im Übrigen über Flachbildfernseher, auf deren Bildschirm die Oberfläche des Vorsitzenden-PCs gespiegelt werden kann. So können etwa Baupläne, technische Zeichnungen, Unfallorte oder Ausschnitte eines Sachverständigengutachtens für alle Beteiligten angezeigt und gemeinsam erörtert werden. Selbstverständlich kann der Vorsitzende den Präsentationsmodus jederzeit aktivieren oder deaktivieren und auch für andere Beteiligte freigeben, die sich dann ebenfalls drahtlos auf den Wandmonitor aufschalten können.

Daneben wurden für die Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte versenkbare Steckdosenleisten sowie USB-Anschlüsse auf den Tischen montiert, um mobile Geräte aufladen zu können.

2. Software

Alle Anwender arbeiten mit der landesweit einheitlichen und im Verbund mit anderen Bundesländern entwickelten Anwendung „e²A“ (ergonomisch-elektronischer Arbeitsplatz). Es handelt sich hierbei um eine Rahmenanwendung, in der nahezu sämtliche Programme, die für die tägliche Arbeit bei Gericht erforderlich sind, verwendet werden können. Die Anwender können die mit der Bearbeitung der eAkte einhergehenden Aufgaben mit e²A erledigen und anderen MitarbeiterInnen Aufgaben zuschreiben.

3. Schulung und Support

Die Anwendung von e²A und weitere Arbeitsabläufe, die sich durch die Einführung der elektronischen Akte verändert haben, mussten und müssen erlernt werden. Hierzu wurde durch das Rollout-Team ein interaktives Schulungskonzept entwickelt. Bereits im Jahr vor dem Rollout wurden halbtägige „Schnupperschulungen“ angeboten, um den Anwendern Gelegenheit zu geben, die Arbeit mit der eAkte kennenzulernen und möglicherweise bestehende Sorgen abzubauen. Alle angebotenen Schulungen waren „ausgebucht“ und das Feedback war ausgesprochen positiv.

Jeder Anwender nimmt kurz vor dem Start der jeweiligen Phase an einer zweitägigen Hauptschulung teil. Aufgrund der Corona-Pandemie finden die Schulungen in Kleingruppen statt. Gleich vom ersten Tag an werden alle Anwender in Form eines Hypercare-Supports bei Fragen unterstützt. Ein Support-Team aus RichterInnen, RechtspflegerInnen und Servicekräften ist täglich erreichbar und bestrebt, alle Anliegen sofort zu bearbeiten. Neben der – zuletzt sehr eingeschränkten – persönlichen Betreuung oder der Beratung per E-Mail und Telefon können sich die Mitglieder des Support-Teams auf die Computer der Anwender aufschalten und eventuelle Probleme Schritt für Schritt mit ihnen gemeinsam lösen.

4. Scannen

Zurzeit wird etwa ein Drittel der beim Landgericht Köln eingehenden Schriftsätze über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) in das Elektronische Gerichtspostfach (EGVP) eingereicht. Die übrigen Schriftsätze, die per Post und Fax eingehen, müssen eingescannt werden (dies gilt übrigens auch für eingereichte „Doppel“). Da die Originale der eingescannten Schriftstücke – nach Ablauf bestimmter Aufbewahrungsfristen – vernichtet werden (sog. ersetzendes Scannen), müssen die hohen technischen und organisatorischen Anforderungen der Technischen Richtlinie für Ersetzendes Scannen (TR RESISCAN) sichergestellt sein. In Umsetzung der dort genannten Vorgaben wurden bereits zwei von drei Scanstraßen in Betrieb genommen und alle relevanten Sicherheits- und Dokumentationspflichten erfüllt; insbesondere wurden die Scanverantwortlichen und Scanoperatoren geschult.

Auch unter diesem Aspekt ist der Trend, dass zunehmend „reine“ beA-Eingänge eingereicht werden, sehr zu begrüßen, zumal beA-Eingänge für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte den entscheidenden Vorteil haben, dass sie bei Angabe des Aktenzeichens automatisch und ohne Umwege in die eAkte gelangen. Wünschenswert wäre, dass auf Doppeleinreichungen per beA, Fax und Post ganz verzichtet wird. Den Interessen des Rechtsanwalts bzw. der Rechtsanwältin wird dadurch Rechnung getragen, dass er bei elektronischer Einreichung eine automatisierte Empfangsbestätigung erhält.

5. Dienstanweisungen

Die Neuorganisation der Arbeitsabläufe mittels Dienstanweisungen stellte im Vorfeld des Rollouts eine der größten Herausforderungen für das gesamte Rollout-Team dar. Es mussten für alle relevanten Bereiche des Gerichtsbetriebs Regelungen fortentwickelt und angepasst werden. Dies betraf insbesondere die Verfahrensdokumentation, das Scannen, die Postverteilung und Posteingangsbearbeitung sowie die gesamte Aktenführung und Aktenbearbeitung. Auch die Turnus-Bearbeitung musste vollkommen neu organisiert werden. Bei der Ausarbeitung der neuen Regelungen wurde uns schnell klar, dass die Größe des Landgerichts individuelle Lösungen für die spezifischen Abläufe erfordert. Das betrifft etwa die Abgabe eines zunächst als eAkte angelegten Verfahrens an eine Kammer, die noch Papierakten führt, oder die Vorgehensweise bei der Akteneinsicht durch Rechtsanwältinnen bzw. Rechtsanwälte und Sachverständige.

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