Dokumentenerstellung

Formularbücher, Word-Vorlagen sowie unübersichtliche Excel-Tabellen und handgeschriebene Arbeitsanweisungen könnten schon bald der Vergangenheit angehören, denn zahlreiche Lösungen zur intelligenten Erstellung von juristischen Dokumenten drängen auf den Markt. Dabei geht es nicht allein darum, Verträge über Auswahlfelder schnell und einfach „zusammenzuklicken“, der Ansatz vieler Produkte ist deutlich anspruchsvoller.

Während einzelne Bestandteile von Vorlagen selbst erstellt und bearbeitet werden können, geben viele Lösungen dem Nutzer auch die Option, einzelne Elemente – teils auf Wortebene – mit passgenauen Regeln für die Anwendung zu versehen, um so beispielsweise sich ausschließende Klauseln und Passagen zu vermeiden. Agile Zusammenarbeit einzelner Teammitglieder bei der Dokumentenerstellung und die personenbezogene Vergabe von Lese- und Schreibrechten sind dabei mittlerweile genauso selbstverständlich wie hochsichere Verschlüsselung und eine Vielzahl möglicher Schnittstellen zu anderen Applikationen.

Legal SmartDocumentsMit Legal SmartDocuments, einer Lösung der Wolters Kluwer Deutschland GmbH, steht Kanzleien, Rechtsabteilungen in Unternehmen sowie Mandanten und Kunden eine interaktive Plattform zur Verfügung, die eine dialogbasierte, eigenständige Erstellung von Verträgen und weiteren Rechtsdokumenten ermöglicht. Mit Legal SmartDocuments können Aufwand, Verzögerungen, Kosten und Risiken reduziert werden, die normalerweise mit der manuellen Erstellung von Rechtsdokumenten verbunden sind. Struktur und Qualität bei der Dokumentenerstellung führen zu einer schnelleren Zielerreichung. Die Lösung ist als Cloud oder lokale Anwendung verfügbar.
Consultimator ist ein Solution-Spezialist für wissens- und dokumentenbasierte Dialogsysteme, der Lösungen zur Beantwortung von Mandanten- und Kundenfragen bietet, aber den Anwendern auch die Möglichkeit gibt, Informationen bei Nutzern abzufragen. Die Ergebnisse können im Anschluss weiterverarbeitet und ausgewertet werden. Dynamische Checklisten für interne und externe Arbeitsabläufe, individuell gestaltete Dokumente, wie bspw. Musterverträge, sowie verschlüsselte Formulare ergänzen das Angebot des deutschen Lösungsanbieters.
Wie auch die Konkurrenz bietet HDCM eine Software zur Dokumentenerstellung. Anders dabei ist jedoch, dass der Münchner Software-Hersteller bedarfs- und projektorientiert arbeitet und auch die eigentliche Dokumentenerstellung übernimmt. Im Anschluss erfolgt erst die Implementierung in der kundenseitigen IT-Landschaft. Als Extra-Service stellt die Firma den Kontakt zu rechtlich versierten Kooperationspartnern her, die z. B. hochspezialisierte Beratungsfelder abdecken.

HOTdocs

AbacusNext International Ltd
HOTdocs ist ein Anbieter für Automated Document Assembly-Software mit Sitz in Schottland. Ständig genutzte Dokumente und Formulare können in intelligente Vorlagen umgewandelt werden und so den Workflow in Kanzleien und Unternehmensrechtsabteilungen optimieren. Daneben bietet HOTdocs seinen Kunden Cloud Services sowie ein Modul, das eine unkomplizierte und unternehmensweite Implementierung der HOTdocs-Services garantiert.
Mit dem Angebot „Legal Tech von janolaw“, bietet das Rechtsportal janolaw Rechtsabteilungen und Rechtsanwaltskanzleien die individuelle Erstellung von digitalen „Assistenten“, zum Beispiel zur Vertragserstellung, an. Konkret bedeutet das, dass janolaw auf Anfrage Assistenten einrichtet und je nach Kundenwunsch neben technischem Support auch die inhaltliche Arbeit übernimmt. Teil dieser Vereinbarung kann sein, dass der Anbieter dauerhaft für die Aktualität der Assistenten zuständig ist. Für die Berechnung des Honorars werden Parameter wie Anzahl, Größe und vor allem die Art der Assistenten, aber auch Aufwand für die technische Implementierung und inhaltliche Pflege zugrunde gelegt.
Mit LAWLIFT können Kanzleien und Rechtsabteilungen intelligente Vorlagen erstellen, nutzen und zentral aktualisieren. Das Berliner Unternehmen setzt dabei auf besonders hohe Sicherheitsstandards und leichte Bedienbarkeit. Alle Dokumentenarten lassen sich so in wenigen Schritten und ohne Programmierkenntnisse automatisieren. Die Nutzer bauen dank der Integration von DeepL in wenigen Sekunden bilinguale Vorlagen in vielen Sprachen. Ein beliebiger Teil einer intelligenten Vorlage kann modularisiert und als Ausgangspunkt für Aktualisierungen genutzt werden. Die Nutzung selbst kann z. B. standortspezifisch oder gruppenspezifisch analysiert werden. Über eine Schnittstelle können Informationen aus anderen Anwendungen übertragen werden.
Legalmatic steht für die Automatisierung von Routine- und Standardaufgaben in Kanzleien, wie das Erfassung von Mandaten, Mandatsverträge, Einsprüche, Fristverlängerungen und Sachstandsanfragen. Legalmatic integriert bestehende Software und damit auch die entsprechenden Daten, eliminiert dadurch unnötige Arbeitsschritte und erstellt automatisiert Dokumente. Der Anwalt wird interaktiv über die Oberfläche durch entscheidende Aspekte und inhaltliche Themen des gewünschten Dokuments geführt. Abschließend wird das Dokument erstellt und kann direkt per Fax oder E-Mail versendet werden.
Legito ist eine Software zur Automatisierung und Verwaltung von Dokumenten. Die Software ermöglicht die Erstellung reaktionsfähiger Dokumente, die mit Rechtsabhängigkeiten versehen werden können. Darüber hinaus enthält das System Dokumentenmanagement-Lösungen, mithilfe derer Dokumente gemeinsam genutzt, verwaltet und analysiert werden können.
METHODIGY ist ein intuitiv bedienbares Arbeitswerkzeug zur Strukturierung von Akteninformationen. Die Entwickler stellen ihr Konzept auf vier Säulen: Vorlagenmanagement, Inhaltsmanagement, Texterstellung und Wissen & Kollaboration. Die Software bildet (Sinn-)Zusammenhänge zwischen Akteninformationen ab und verlinkt Akteninformationen, Recherchen, Textbausteine und Vorlagen zu dynamischen Wissensstrukturen. Die Strukturen bilden die Grundlage für die Erstellung von Schriftsätzen und Verträgen.
Effiziente Dokumentenerstellung scheitert oft an der Menge der Versionen und Änderungen, die während der Erstellungsphase entstehen, oft sogar in verschiedenen Dateiformaten. Hier setzt der Münchner Lösungsanbieter SMASHDOCs mit seiner webbasierten Textverarbeitung an. Alle betreffenden Personen arbeiten auf einer Plattform, mit einem System. Änderungen werden automatisch in einem einzigen Dokument gespeichert und können bei Unstimmigkeiten über die Entstehungsgeschichte jedes einzelnen Absatzes nachvollzogen werden. Benachrichtigungen halten über Veränderungen in den Dokumenten auf dem Laufenden.
Die synergist.io GmbH aus Berlin offeriert seinen Kunden eine Plattform zur effizienten und schnellen Vertragsgestaltung für mehrere Parteien. Verträge werden über die Plattform erstellt, verhandelt und schließlich auch unterzeichnet. Bei vorab genehmigten Klauseln wird nur noch ein Anwalt einbezogen, wenn nicht-standardmäßige Bedingungen neu hinzukommen. Dadurch lassen sich wiederkehrende Verträge schnell und einfach automatisieren, der Prozess ist transparent: Alle Änderungen werden protokolliert und sind ständig einsehbar.
Scriptomat ist eine Online-Plattform zur einfachen Erstellung dynamischer Schriftstücke. Die Anwendung generiert die benötigten Dokumente, z. B. Verträge oder Klageschriften, automatisiert auf Basis vorher definierter Regeln und Bedingungen. Sobald der Anwender seine Eingaben über einen Browser macht, erstellt die Software das gewünschte Dokument in einem beliebigen Format. Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich. Bereits existierende Dokumente können digitalisiert und als Vorlagen für neue Schriftstücke verwendet werden.