Digitale Dokumentenerstellung

Digitale Vertragserstellungssoftware automatisiert Prozesse im gesamten Vertragszyklus. Und das papierlos, nutzerfreundlich sowie mittels Einbindung von Teams und Endkunden. Aber für wen eignet sich eigentlich die digitale Umstellung und wann lohnt sich ein Umstieg wirklich?

Die Welt ist digital geworden. In der Arbeitswelt wickeln wir mittlerweile fast alles über Smartphone, PC oder Tablet ab. Wirklich alles? Nein, denn manche Branchen und Unternehmen wehren sich scheinbar noch wie gallische Dörfer gegen den Wandel. Besonders in einem Bereich arbeiten sie fast noch so anachronistisch wie zu Zeiten der alten Römer: bei der Vertrags- und Dokumentenerstellung. So z. B. auch in Kanzleien: Die verfassten Einigungen und Dokumente werden zwar am Computer erstellt – meist durch eigenhändiges Tippen – aber dann umständlich ausgedruckt und oftmals dann auch noch aufwendig per Post verschickt. Aber geht das nicht schneller, einfacher, fehlerfreier?

Was ist digitale Vertrags- und Dokumentenerstellung und eignet sich der Umstieg?

Vorweggenommen – mit dem Umstieg auf digitale Verträge liegen Kanzleien wie Unternehmen eigentlich nie komplett falsch. Insbesondere wenn man mit einer Vielzahl von Verträgen zu tun hat und diese ein wichtiger Teil des eigenen Business sind, lassen sich so viel besser Fehler vermeiden und die Kunden- sowie Mitarbeiterzufriedenheit erheblich steigern. Doch wie funktioniert diese digitale Vertrags- und Dokumentenerstellung eigentlich?

Grundlage hierfür ist Software, die entweder lokal betrieben wird oder online mittels komfortabler Cloud-Lösungen abrufbar ist. Natürlich ist auch eine Kombination von beidem möglich. Eine lokale Nutzung samt Netzwerkanbindung ist insbesondere für Anwender:innen wie Notar:innen, Anwaltskanzleien und andere Geheimnisträger:innen sinnvoll. Die Kombination oder einfache Nutzung von Cloud-Servern bietet wiederum die aktuell bestmögliche Nutzbarkeit, den sofortigen Zugang von jedem Gerät und somit den optimierten Workflow für den gesamten Arbeitsprozess. Für Offline- wie Online-Lösungen gelten dabei selbstredend die in Deutschland geltenden strengen Vorgaben der DSGVO.

Die zu erstellenden Dokumente setzen sich ganz einfach aus vorgegebenen Textbausteinen und Dateneingaben zusammen. Die Software stellt nach einem festgelegten Ablauf Fragen und stellt gemäß den Antworten des Benutzers oder der Benutzerin das Dokument selbstständig zusammen. Bei jeder Dokumentenerstellung führt das System die Anwender:innen durch diesen Arbeitsablauf. Alternativ wählt man aus den vorgegebenen Vertragsvorlagen, die aus einem Pool der wichtigsten juristischen Verträge genommen werden können. Zum Aufbau einer individuellen Datenbank importiert man automatisiert aus den eigenen erstellten Verträgen. Das Ergebnis ist ein Dokument das von den Vertragspartner:innen online unterzeichnet und versendet oder als DOC, PDF, ODT Dokument gespeichert werden kann.

Was sind die Vorteile der digitalen Vertrags- und Dokumentenerstellung?

Apropos Word – wer im Management arbeitet, kennt sich meistens mit Textverarbeitungsprogrammen aus. Da hat sich seit den 90ern Jahren nicht viel geändert. Die Automatisierung mit einem speziellen Online-Programm erlaubt hier allerdings nicht nur eine deutlich schnellere Dokumentenerstellung und -bearbeitung, sondern auch eine übersichtlichere Verwaltung. Der festgelegte Workflow sichert zudem eine Einheitlichkeit der Ausfertigung – die Fehler bei der Erstellung werden stark minimiert, da keine Textbausteine oder Formularfelder ausgelassen oder vergessen werden können. Darüber hinaus erlaubt der Zugriff von jedem Endgerät wie einem Laptop, Tablet oder einem Smartphone eine hohe Arbeitsflexibilität. Das ist besonders hilfreich beim mobilen Arbeiten oder der Bearbeitung im Homeoffice. Gerade heutzutage, wo die Arbeitswelt sich im Umbruch zur Work 4.0 befindet, rüstet man sich hier nicht nur für die Zukunft, sondern vor allem auch für die Anforderungen der Gegenwart.

Für welche Anwältinnen und Anwälte eignet sich Dokumentenerstellungssoftware?

Typische Dokumente, die mittels der Software erstellt und geteilt werden können, sind unter anderem Verträge, Berichte, Anträge, Richtlinien, Bestellungen aber auch Korrespondenz oder Formulare. Die Erstellungsmöglichkeiten sind nach oben offen. Wer einmal oder zweimal im Jahr Verträge erstellt, wird dies auch weiterhin relativ unproblematisch mit seinem Textverarbeitungstool umsetzen können. Wer allerdings öfter mit einer Vielzahl von Verträgen mit Kundinnen und Kunden oder Personalkontakt zu tun hat, für den stellt die Softwareumstellung eine Einsparung von Zeit, Kosten und letztlich auch Nerven dar. Sogar kleinere Unternehmen und Organisationen profitieren von den vorgegebenen Verträgen, für die sie sonst juristische Fachkräfte engagieren müssten. Oder man droht in Gefahr zu laufen, gegen die strengen Compliance-Vorschriften wie der DSGVO oder der Datenschutz-Grundverordnung der EU zu verstoßen.

Letztlich nehmen wir einige Bereiche in den Fokus, die von der digitalen Vertragserstellung und dem Dokumentenmanagement profitieren könnten:

Anwälte & Anwältinnen, Kanzleien und juristische Abteilungen in Unternehmen

Die klassischsten Vertreter eines Geschäftszweiges, der mit einer Vielzahl von Verträgen zu tun hat, sind Juristinnen und Juristen. „Legal Tech“ ist hier das Schlagwort, das die Rechtsberatung umtreibt. Laut der Future Ready Laywer Studie sind dabei gerade einmal gut ein Achtel aller Anwälte und Anwältinnen auf diesen Wandel vorbereitet. 80% der Juristen und Juristinnen geben sogar 2021 an, dass ihr Bedarf an Technologielösungen infolge der COVID-19-Pandemie stark gestiegen sei. Besonders Unternehmensjurist:innen, könnten von einem Umstieg auf ein Vertragsmanagementsystem profitieren – hier eine Auswahl der Branchen, die sich dafür anbieten:

IT-, Software- und Technologie-Unternehmen

IT-, Software- und Technologie-Unternehmen haben oft eine große Anzahl von Unternehmensverträgen zu managen – insbesondere wenn Unternehmen wachsen und expandieren. Auch wichtig: der Schutz sensibler Daten und persönlicher Informationen über Kundinnen und Kunden, Patente und Geschäftsgeheimnisse.

Medien und Unterhaltung

Verträge wie filmbezogene Vereinbarungen, Künstlervereinbarungen, Autorenvereinbarungen, Lizenzvereinbarungen und mehr können durch die Einführung eines Vertragsmanagementsystems vereinfacht werden. So kann man den eigentlichen Verpflichtungen des Tagesgeschäfts nachkommen, indem man Verträge schneller unterzeichnen und die Produktion auf Kurs halten kann.

Industrie, Produktion und Fertigung

In der verarbeitenden Industrie kann das Vertragsmanagement eine Herausforderung sein: Fertigungsunternehmen können Lieferanten in der ganzen Welt haben und ihre Rohstoffe von einem Dutzend Zulieferern beziehen. Die manuelle Verwaltung bedarf eines großen Zeit- und damit auch Personalaufwands. Automatische Benachrichtigungen informieren dabei zum Beispiel über einen auslaufenden Vertrag, sodass der Vertrag rechtzeitig erneuert werden kann. Wenn die Verträge reibungslos laufen, läuft auch die Fertigung reibungslos.

Bankwesen

Der Finanzmarkt hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Auf dem früher ausschließlich von Banken kontrollierten Finanzmarkt haben sich mittlerweile eine Vielzahl von Anbietern etabliert, die keine klassischen Kreditinstitute sind. Start-up-Banken erhöhen zum Beispiel immer mehr den Druck auf Banken, damit diese ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern. Digitale Vertragssoftware und Online-Lösungen ermöglichen hier neue Möglichkeiten und Wettbewerbsvorteile für Banken.

Versicherungswesen

Versicherungsunternehmen können ihre Produktivität ebenfalls erheblich mit digitalen Vertragsumsetzungen steigern und den eigenen Kundenservice wesentlich verbessern. Die Vorteile liegen auf der Hand: mehr Effizienz, weniger Fehler und eine deutlich bessere Kundenerfahrung. Und Vertrauen ist im Versicherungswesen das wichtigste Gut.

Wettbewerbsfähig bleiben und neue Märkte erschließen

Zusammengefasst werden wenige auf kurz oder lang auf die Umstellung der digitalen Vertragserstellung und Automatisierung verzichten können – denn die Konkurrenz schläft nicht für immer. Insbesondere da Künstliche Intelligenz mehr und mehr Einzug in die digitale Vertragserstellung hält und den Prozess in Kürze vollständig automatisieren wird, ist es nicht nur sinnvoll, dies im eigenen Unternehmen oder der Kanzlei zu integrieren, sondern es stellt auch eine Arbeitsverbesserung für alle Beteiligten dar. Durch die Digitalisierung von Vertragsprozessen können Kanzleien wie Unternehmen zudem neue Kundinnen und Kunden erreichen, bessere Kundenerfahrungen anbieten und gleichzeitig effizienter arbeiten. Insgesamt macht der Umstieg Sinn für alle, die mit einer Vielzahl von Dokumenten und Verträgen arbeiten, ihren Arbeitsfluss optimieren sowie die Fehlerdichte verringern wollen. Und die sich nicht wie ein gallisches Dorf gegen den Fortschritt wehren wollen.

Foto: Adobe Stock/©Aliaksandr Marko

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