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Den Daten auf der Spur – Interview mit Helmut Sauro von KLDiscovery

Legal Tech wird in Deutschland noch überwiegend mit Themen wie „Contract Analysis“ verbunden. Dabei sind eDiscovery und Computer-Forensik seit langem treibende Kraft in der technologischen Entwicklung. KLDiscovery, bis Anfang 2018 Kroll Ontrack, ist hier eines der führenden Unternehmen. Wir haben mit dem Senior Business Development Manager Helmut Sauro gesprochen. Im Interview erklärt er, wie die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen/Kanzleien und einem spezialisierten eDiscovery-Anbieter funktioniert.

Herr Sauro, könnten Sie den Begriff eDiscovery kurz erläutern?

Der Begriff eDiscovery steht für Electronic Discovery, weil es sich heute vorwiegend um elektronisch gespeicherte Daten handelt.

Bei eDiscovery geht es um deren Aufbereitung, Filterung, Sichtung und Offenlegung. Technologie wird eingesetzt, um E-Mails, Office-Dokumente, Kalendereinträge, Sprachnachrichten etc. nach bestimmten Informationen zu durchsuchen. In Zeiten von Big Data kommt hier ja ein großes Volumen an Daten zusammen. Diese Vorgehensweise ist institutionalisiert im sogenannten „Electronic Discovery Reference Model“, kurz EDRM. Obwohl die Methodik, wie angesprochen, in der Regel im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren gesehen wird, ist sie mittlerweile in Deutschland auf andere Bereiche wie interne Ermittlungen, Unternehmensübernahmen oder Compliance Audits übertragen worden. eDiscovery wird dabei häufig mit eSearch oder ähnlichen Begriffen gleichgesetzt.

Ein anderer Bereich, in dem wir tätig sind, ist die Computer-Forensik. In der ersten Phase der EDRM unterstützen unsere Forensiker die IT eines Unternehmens bei der korrekten Sammlung der Daten. Als „neutraler Dritter“ verhindern wir Interessenkonflikte und gewährleisten die Vollständigkeit der Datensammlung und die Datenintegrität durch Dokumentation in einer Beweiskette.

Die Computer-Forensik dient auch zum Aufdecken von kriminellen Handlungen, zum Beispiel Datenklau, Korruption, Sabotage oder Arbeitszeitbetrug. Unsere Experten suchen in diesen Fällen digitale Indizien, die sich überall dort verbergen können, wo elektronische Geräte eingesetzt werden: PC, Laptop, Tablets, Digitalkameras oder Smartphones, um nur die Gängigsten zu nennen.

Jede Handlung hinterlässt digitale Spuren, die in der Regel zurückverfolgt und aufgedeckt werden können. Das gilt auch für gelöschte Daten, die in vielen Fällen wiederhergestellt werden können. Alle Daten werden nach festgelegten forensischen Methoden mit spezieller Software gesammelt, analysiert und gerichtsverwertbar aufbereitet, damit sie bei einer möglichen Verwendung vor Gericht Beweiskraft haben.

Wie genau läuft eine solche Untersuchung ab?

Wie gerade gesagt, kommt ein Unternehmen oder eine Kanzlei auf uns zu, wenn ein konkreter Anlass gegeben ist. Zu Beginn eines jeden Projekts wird deshalb mit dem Kunden definiert, was genau der Untersuchungsgegenstand ist. Danach legen wir fest, mit welcher Technologie sich das für ihn beste Ergebnis erzielen lässt.

Fand zum Beispiel eine Durchsuchung durch das Bundeskartellamt statt, spielt Schnelligkeit bei der Aufklärung des Sachverhalts eine große Rolle. Die „Smoking Gun“, also die kritische Information, muss gefunden werden. Das Unternehmen ist natürlich daran interessiert, substantiell zur Aufklärung des Falles beizutragen, um eine vollständige oder teilweise Bußgeldminderung zu erwirken. Der Fokus liegt hier auf der Konversation beteiligter Personen untereinander und deshalb auf Sichtung der E-Mail-Postfächer, Kalendereinträge und Chat- bzw. Sprachnachrichten.

Geht es aber zum Beispiel um einen US-amerikanischen Prozess und das betroffene Unternehmen ist zur Offenlegung von Informationen verpflichtet, dann sind im Hinblick auf einen geforderten Datentransfer in die USA natürlich die datenschutzrechtlichen Vorgaben mit dem Schutz der personenbezogenen Daten zu beachten. Hier kommt dann zum Beispiel eine Technologie zum Einsatz, die auch eine große Anzahl an personenbezogenen Daten automatisch „redacted“, d. h. ausgraut und damit unlesbar macht.

Grundsätzlich geht es aber in beiden Beispielen im Wesentlichen darum, schnell die relevanten Informationen zu filtern und zu bewerten. Und hier spielt künstliche Intelligenz eine immer bedeutendere Rolle.

Mit wem arbeiten Sie primär zusammen: Rechtsanwaltskanzleien oder Unternehmen?

Von den Unternehmen werden wir oft von der Compliance, der Rechtsabteilung oder den für Untersuchungen Verantwortlichen kontaktiert, wenn es zum Beispiel um eine proaktive interne Ermittlung eines vermuteten Wettbewerbsverstoßes, Betrugs- oder Bestechungsverdachts geht. Insbesondere bei kartellrechtlichen Untersuchungen kontaktieren uns die Fachanwälte der Kanzleien direkt. Oder Sie empfehlen uns aufgrund unserer langjährigen Zusammenarbeit an ihre Mandanten.

Gibt es manchmal Probleme bei der Kommunikation zwischen IT-Fachleuten und Rechtsabteilung?

Grundsätzlich funktioniert die Zusammenarbeit gut. Für uns sind beide Abteilungen sehr wichtig, da sie uns essentielle Informationen für unsere Arbeit liefern, ohne die sich der Projektstart verzögern würde oder wir auch schlichtweg nicht effizient arbeiten könnten. Wir haben beim Aufsetzen des Projekts deshalb beide von Beginn an mit im Boot. Die erst vor kurzem in Kraft getretene DSGVO mit den Regelungen zur Auftragsdatenverarbeitung erfordert ja eine enge Absprache mit der Rechtsabteilung.  Die IT des Unternehmens wiederum legt den Fokus auf die Datensicherheit und Datenintegrität und ist unsere Ansprechpartnerin bei den technischen und organisatorischen Maßnahmen.

Haben Sie im Arbeitsprozess auch Schnittstellen, also jemand, der zwischen IT und Jura vermittelt?

Es gibt immer mehrere Schnittstellen, je nachdem in welcher Phase eines eDiscovery-Prozesses man sich gerade befindet.

So ist zum Beispiel der Computer-Forensik-Experte die Schnittstelle bei Datensammlung und Datenwiederherstellung.

Jedem eDiscovery-Projekt und damit Kunden wird auch immer ein Projektmanager zugeordnet. Dieser ist die Schnittstelle zwischen den Anwälten, die in der Regel die Dokumente sichten und nach ihrer Relevanz bewerten, und der Softwarelösung, die für das Review verwendet wird. Eine enge Zusammenarbeit und regelmäßige Überprüfung von Zielsetzung und Ergebnissen ist unverzichtbar. Nur so können wir die Technologie bestmöglich einsetzen und optimale Ergebnisse für den Kunden erzielen.

Wie hat sich Ihre Technologie in den letzten Jahren verändert?

Wir müssen uns permanent auf Änderungen und Neuigkeiten in den weltweit verwendeten Technologien einstellen. Allein bei den Betriebssystemen der Mobiltelefone ist diese Entwicklung rasant. Vor ein paar Jahren gab es Twitter und WhatsApp noch gar nicht. Unternehmen haben sehr unterschiedliche IT-Landschaften. Denken Sie auch an das Thema „Cloud“.

Einen besonders großen Schritt hat man hinsichtlich des Einsatzes von künstlicher Intelligenz (KI) gemacht. Neben automatisierten Workflows, automatisierten E-Mail-Analysen und Suchen in Wort- und Begriffswolken ist die bekannteste Technologie in unserem Bereich das „Predictive Coding“ (predictive engl. für voraussagend). Der Einsatz von intelligenter Software kann Dokumente durch inhaltliche Analysen so priorisieren, dass die wahrscheinlich relevanten oben auf der Dokumentenliste erscheinen. Das spart in einem Projekt enorm viel Zeit – und damit Geld. Projekte werden planbarer und sind besser zu kalkulieren. Außerdem konnten mit künstlicher Intelligenz schon die kritischen und relevanten Informationen in Dokumenten gefunden werden, die auf eine traditionelle Art der Suche mit Begriffen oder Wörtern nicht angesprochen haben.

Wie glauben Sie, wird Legal Tech sich in den nächsten Jahren entwickeln?

Ich sehe hier zwei Themenkreise: Zum einen die Weiterentwicklung der künstlichen Intelligenz. Davon haben wir gerade gesprochen. Und zum anderen die Entwicklung hin zu mobilen Lösungen und dem Einsatz in der Cloud. Mit der globalen Wirtschaft haben wir ja auch eine Globalisierung der eDiscovery. Mobilität und Flexibilität sind hier die Zauberworte. Das ist schon alleine deshalb notwendig, damit den jeweils lokalen Datenschutzanforderungen entsprochen werden kann.

Herr Sauro, vielen Dank für das Gespräch.

Das Interview führte Bettina Taylor.

KLDiscovery bietet (weltweit) Legal Technologies Dienstleistungen und ist Technologieführer im Bereich der eDiscovery und Computer-Forensik. Die deutsche Niederlassung befindet sich seit 1996 in Böblingen bei Stuttgart.

Foto: Fotolia.com/psdesign1

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