Change-Management Kanzlei

Veränderung ist in der heutigen Arbeitswelt allgegenwärtig. Das gilt für alle Branchen gleichermaßen und ist auch im Rechtsmarkt angekommen. Viele Anwaltskanzleien nutzen bereits die Möglichkeit, Veränderungsprozesse als Chance zu sehen und aktiv zu gestalten. Das war nicht immer der Fall: Zu verlässlich waren etablierte Abläufe in der Kanzlei, zu gering die externen Einflussfaktoren, die Wandel erzwingen.

Heute rückt die Notwendigkeit zur aktiven Steuerung der Veränderung sehr stark in das Bewusstsein von Anwält:innen. Change-Management wird mehr und mehr zum Bestandteil der Kanzleikultur. Denn auch der Rechtsmarkt ist im Wandel und verändert sich immer schneller. Gleiches gilt für die Anforderungen der Mandant:innen, besonders im B2B-Segment. Wir sprachen dazu mit Manfred Bachmann, Segment Director Kanzleien und Notare im Bereich Legal Software bei Wolters Kluwer Deutschland.

Herr Bachmann, was sind Gründe für das Einläuten eines Change-Management-Prozesses in Anwaltskanzleien?

Das derzeit wohl am intensivsten diskutierte Change-Thema für Anwält:innen ist die Digitalisierung der Rechtsdienstleistung. Unsere aktuelle Studie „Future Ready Lawyer” liefert hierzu aufschlussreiche Fakten: So erwartet die Mehrheit der befragten Rechtsanwält:innen, dass sie in Zukunft ihre Dienstleistungen anders erbringen werden.

Der von Kanzleien am zweithäufigsten genannte Bereich betrifft den Einsatz digitaler Technologien: So erwarten über 80 Prozent aller Anwält:innen eine stärkere Anwendung von technologischen Lösungen zur Verbesserung ihrer Produktivität, um wettbewerbsfähig zu bleiben.

Gemäß unserer Studie werden außerdem über 90 Prozent aller Rechtsabteilungen spätestens in den kommenden drei Jahren von ihren mandatierten Kanzleien Angaben zum Einsatz ihrer Technologien zur Steigerung von Produktivität und Effizienz verlangen. Prozesseffizienz und Kosteneffizienz rücken also immer weiter in den Vordergrund.

Wie hilft Change-Management bei der erfolgreichen Umsetzung einer Digitalstrategie?

Digitale Werkzeuge sind mit großer Geschwindigkeit in unser (Arbeits-)leben getreten. In vielerlei Hinsicht erleichtern sie unseren Alltag und nehmen uns komplizierte Aufgaben ab. Punktuell entsteht jedoch der Eindruck, dass diese Tools unser Arbeitsleben auch negativ beeinflussen können, indem sie möglicherweise Kontrollmechanismen etablieren, wo vorher Freiheit herrschte. So viel ist jedoch sicher: Die Digitalisierung zwingt uns dazu, unsere Arbeitsabläufe neu zu denken. Kanzleien sind aufgerufen, den Transfer der papiergebundenen Arbeitsweisen zu digitalen Abläufen zu bewerkstelligen oder zu optimieren.

Dieser Change-Prozess findet häufig unter Einsatz von technischen Lösungen statt. Ganz gleich, ob die Umstellung bisheriger Abläufe, die Implementierung von Legal Tech-Tools zur Unterstützung in einzelnen Aufgabenbereichen oder der Wechsel der gesamten Kanzleisoftware – die Implementierung von Technologie in Kanzleien betrifft immer die handelnden Menschen, die Kanzleistruktur und die Kanzleikultur. Die Rolle der Kanzleipartner und -führung erweitert sich dahingehend, Veränderungsnotwendigkeiten zu beobachten, aktiv Prozesse zu definieren und nachhaltig Vertrauen in das Change-Projekt zu vermitteln.

Können Sie uns einen Einblick in die Praxis geben? Wie kann ein erfolgreiches Change-Projekt in einer Anwaltskanzlei aussehen?

Die Einführung einer Kanzleisoftware in einer Anwaltskanzlei ist ein echtes Change-Projekt. Es ist eine Chance, Wertschöpfungsketten und Arbeitsabläufe zu überdenken – und fundamental neu zu gestalten. Um dies zu erreichen, muss ein möglichst heterogen zusammengesetztes Team sorgfältig ein klares Zielbild formulieren und Bedarfe definieren, bevor ein Software-Auswahlprozess überhaupt starten kann. Ebenso sollte das Zielbild von allen Mitarbeiter:innen getragen werden. Die Implementierungsphase benötigt Struktur und ein strukturierter Prozess wiederum benötigt eine:n Projektmanager:in mit einem klaren Mandat. Im Ergebnis werden Projekte zur Einführung von Software nur dann erfolgreich sein, wenn allen Beteiligten von Anfang an klar ist, dass die Software mehr leisten muss, als lediglich die aktuelle Tätigkeit der Kanzlei zu vereinfachen.

Ein Strukturwandel geht immer auch mit einem Kulturwandel einher: Veränderungsphasen sind auch Konfliktphasen. Anwaltskanzleien sollten, bevor sie ein Softwareprojekt initiieren, den potenziellen Widerstand gegen die Veränderung sorgfältig evaluieren und offene Diskussionen hierüber führen.

People Management, also die Fähigkeit der Führung von Mitarbeiter:innen auf Grundwerten wie Empathie, Wertschätzung und Motivation, ist in einem Change-Prozess genauso wichtig wie transparente Kommunikation. 

Auch ein Perspektivenwechsel kann helfen, die bestehenden Prozesse mit mehr Abstand durch die Augen der Mitarbeiter:innen zu betrachten und dadurch bessere interne Entscheidungen im Change-Projekt zu treffen.

Zu guter Letzt hängt die Frage, ob ein Softwareprojekt gelingt, stark von dem Narrativ ab, das von der jeweiligen Kanzlei geprägt wird: Wenn die Veränderung als Belastung wahrgenommen wird, wird die Kanzlei es bei der Software-Einführung schwer haben. Wer jedoch in der Lage ist, Veränderungsprozesse in der Kanzlei als natürlich anzunehmen und sich Prozessverläufe klarmacht, spart Zeit, Geld und vor allen Dingen Nerven. Wenn Veränderung als Möglichkeit begriffen und kommuniziert wird, um ineffiziente Arbeitsabläufe zu optimieren und vermeintlich gut funktionierende Abläufe zu verbessern, erfährt die Kanzlei eine echte Frischzellenkur – was sich auch positiv auf den Wettbewerb um Nachwuchstalente auswirken wird, denn modern und digital zu sein ist ein klares Differenzierungsmerkmal.

Weitere Einblicke ins erfolgreiche Change-Management und Erfahrungsberichte anderer Kanzleien bietet Wolters Kluwer im White Paper: Die Einführung von Software in Kanzleien – ein echtes Change-Projekt.

Foto: Adobe Stock/©TippaPatt

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