Automatisierte Dokumentenerstellung

Wer sich dazu entschieden hat, in eine Spezialapplikation zur Dokumentenerstellung bzw. -automatisierung zu investieren, steht vor einigen Fragen: Wie finde ich das passende Tool? Wie implementiere ich das Tool in meinen Kanzlei-Workflow? Wie überzeuge ich Mitarbeitende von den Vorteilen des neuen Tools? Im Interview verrät Partner Sven Wilhelmy von der Kanzlei Quirmbach & Partner, in welchen Bereichen er und seine Kolleginnen und Kollegen die automatisierte Dokumentenerstellung anwenden – und räumt mit dem Vorurteil auf, dass bei komplizierten Fällen nichts standardisiert werden kann.

Herr Wilhelmy, woher kam in Ihrer Kanzlei der Impuls, sich mit dem Thema Dokumentenerstellung zu beschäftigen?

Unsere Kanzlei ist schon seit Jahren sehr digital aufgestellt. Bei uns gibt es schon lange keine Papierakte mehr. Es gibt noch vereinzelt Anwältinnen und Anwälte, die eine Papierakte mit zu Gerichtsterminen nehmen – ich selber nehme seit einigen Jahren nur noch mein iPad mit und habe damit alles dabei. Wir sind ständig auf der Suche nach Angeboten, die unsere Abläufe weiter verbessern und verschlanken können. Vor der Pandemie bin ich auf dem Legal Tech Meetup NRW das erste Mal mit Legal Smart Documents in Berührung gekommen. Ich habe in der Software direkt die Chance für die Verbesserung unseres Workflows gesehen. Vom Anbieter haben wir dann eine zweitägige Einführung bekommen und konnten sofort loslegen.

Welche Auswirkungen hatte die Nutzung des Dokumentenerstellungs-Tools in Ihrer Kanzlei?

Man spart unglaublich viel Zeit – das kann ich am besten an meiner Person festmachen. Gerade in unserem Fachbereich – wir beschäftigen uns mit komplexen Personen-Großschäden, also z. B. nach Unfällen oder nach Behandlungsfehlern – gibt es viele Stimmen die sagen: Die Fälle sind so individuell, da kann man nichts standardisieren. Das stimmt aber so nicht. Auch in diesen Fällen begegne ich immer wieder den gleichen Fragestellungen und Arbeitsschritten.

Wenn man die Arbeitsschritte entsprechend klein macht, lässt sich sehr viel automatisieren.

So kann ich mit Legal Smart Documents für die Auswahlmaske u. a. Auswahlfelder, Alternativen und freie Eingabefelder definieren und so bereits mit einer Vorlage unterschiedliche Schreiben erstellen. Das Erstellen eines Musterdokuments ist zwar sehr zeitaufwendig, spart aber hintenraus unwahrscheinlich viel Zeit.

Können Sie ein konkretes Beispiel aus der Praxis nennen, das verdeutlicht, wie die Arbeit mit Dokumentenerstellung und Musterdokumenten Ihren Arbeitsalltag vereinfacht hat?

Nehmen wir an, ich habe ein Erstgespräch mit der Mandantin oder dem Mandanten. Die Mandantin oder der Mandant bekommt nach dem Gespräch von mir eine schriftliche Zusammenfassung des Gesprächs. Ich kläre während der Gespräche in der Regel über die gleichen Dinge auf und sage, welche Unterlagen noch fehlen – der Ablauf ist also immer ähnlich. Wenn ich schnell genug wäre, könnte ich schon während des Gesprächs alles in der Software anklicken und hätte dann im Grunde genommen am Ende ein fertiges Schreiben mit allen Informationen. Was so gesehen noch nicht spannend ist. Aber: Mit diesem ersten Schreiben werden ja noch weitere Schreiben angestoßen.

Zum Beispiel: Ich brauche eine Deckungsanfrage bei der Rechtschutzversicherung, ich muss die Krankenkasse darüber informieren, dass wir einen Regressfall prüfen. Möglicherweise muss ich auch Behandlungsunterlagen anfordern. Und da sind ganz viele Informationen, die ich in diesem ersten Schreiben brauche, welche ich aber an anderer Stelle für andere Schreiben wieder brauche. Wenn ich dieses Formular ausgefüllt habe, habe ich insgesamt bis zu sieben Schreiben parallel erstellt. Und das ist eine ganz gewaltige Erleichterung.

Oder ein zweites Beispiel: Wenn ein gerichtliches Gutachten kommt, dann kann ich auch sämtliche Parameter in die Software eintragen. Dann erstellt die Software mir gleichzeitig direkt den Grobentwurf zur Stellungnahme für das Gutachten, neben einem Info-Schreiben an den Mandanten oder die Mandantin, die Rechtsschutzversicherung und möglicherweise an einen Gutachter bzw. eine Gutachterin. Da habe ich auch wieder vier Schreiben gleichzeitig erstellt.

An bestimmten Stellen müssen die Schreiben immer wieder individualisiert werden. Aber dort ist von mir ein entsprechender Platzhalter eingefügt, in den ich dann reinschreibe. Und das ist dann auch wieder eine Erleichterung.

Denken Sie, dass grundsätzlich Kanzleien jeder Größe von der Dokumentenerstellung profitieren können?

Ja, da kann jede Kanzlei von profitieren. Im Grunde genommen muss man sich einmal die ganze Arbeit machen. Diese ganzen Vorlagen, die erstellt werden müssen, kann man sich aber auch untereinander aufteilen; im Grunde genommen reicht ein Klagemuster. Damit kann dann jeder arbeiten, wie er möchte und davon profitieren. Große Einheiten, glaube ich, sogar noch mehr, weil die damit viel, viel effizienter arbeiten können. Die Legal Smart Documents können selbstverständlich auch von den Assistentinnen genutzt werden.

Welchen Tipp würden Sie Kanzleien an die Hand geben, die noch nicht so genau wissen ob Dokumentenerstellung etwas für sie ist oder denen das Thema etwas zu abstrakt ist?

Mein Tipp wäre: Die mutigen, offenen Kollegen in eine Einheit von zwei oder drei als Team zusammenfassen, am besten interdisziplinär: Also nicht nur Anwälte und Anwältinnen, sondern auch das Sekretariat und möglicherweise die IT. Dann sollten in einer Testphase von einem halben Jahr zunächst die einzelnen Arbeitsprozesse definiert und in möglichst kleine Schritte unterteilt werden. Ist das getan, können die ersten Muster erstellt, anschließend getestet und verbessert werden.

In welchen Bereichen stößt die Dokumentenerstellung noch an ihre Grenzen und gibt es etwas, das Sie sich für die Zukunft wünschen würden?

Was ich mir wünschen würde ist eine Schnittstelle zu unserer Kanzleisoftware, damit z. B. für einen Klageentwurf auf die bereits vorliegenden Daten (Anschriften, Daten etc.) aus unserer Datenbank zugegriffen werden kann, damit diese nicht händisch eingetragen werden müssen.

Ein weiterer Wunsch, den ich hätte: Ich hatte ja gesagt, dass ich mit einem Fragebogen verschiedene Schreiben erstelle. Diese Schreiben werden von der Software aber als ein einheitliches Textdokument erstellt, das händisch getrennt werden muss. Wenn sich diese Schreiben separat öffnen würden, wäre das eine große Erleichterung.

Legal Smart Documents erfordert für die Dokumentenerstellung vertiefte Kenntnisse in Word, die über die „klassisch juristischen“ Kenntnisse hinausgehen. Hier besteht sicherlich für den ein oder anderen Schulungsbedarf.

Diese Form der Dokumentenerstellung ist für mich die Zukunft, die bereits begonnen hat. Sie ist eine konsequente Weiterentwicklung der klassischen Textbausteine.

Ich bin mir relativ sicher, dass in fünf Jahren jede Kanzlei Dokumentenerstellung in irgendeiner Form nutzen wird.

Was kann man tun, wenn man in einer Kanzlei arbeitet, in der man die einzige Person ist, die solche Veränderungen anstoßen will?

Ich denke, dass man auf keinen Fall aufgeben sollte. Es ist dann umso wichtiger, die eigenen Fortschritte und Erfolge dem Team zu kommunizieren, um so einen nach dem anderen für die Anwendung zu begeistern. Meine Erfahrung ist aber auch, dass wenn eine Software gut und intuitiv genug ist, sie sehr schnell Anwender findet. So haben wir im letzten Jahr MS Teams und das Tool PDF++ zur Erstellung von beA-konformen Anhängen getestet und eingeführt. Beides sind so gute Anwendungen, dass sie binnen kürzester Zeit von allen genutzt wurden. Wünschenswert wäre aber auch ein intensiverer Austausch zwischen Anwender und Softwareanbieter, was Weiterentwicklung, proaktiven Support und Schulung angeht.

Herr Wilhelmy, vielen Dank für das Interview!

Bild: Adobe Stock/©Andrii Zastrozhnov

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